Was muss 15 Jahre aufbewahrt werden?

Die Vorschriften der DSGVO sehen für Unternehmer verschärfte Informationspflichten vor. Diese erstrecken sich auch auf die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen. Näheres erfahren Sie in diesem Ratgeber.

Inhaltsverzeichnis Show

Steuerliche Aufbewahrungsfristen
Handelsrechtliche Aufbewahrungspflichten
Weitere Aufbewahrungsfristen
Auflistung der wichtigsten gesetzlichen Aufbewahrungsfristen von A bis Z
Was muss länger als 10 Jahre aufbewahrt werden?
Welche Unterlagen werden am längsten aufbewahrt?
Was muss wie lange aufbewahrt werden?
Wie lange muss ich als Privatperson Unterlagen aufheben?

Ab dem 25.05.2018 müssen Unternehmen die Regelungen in der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) umgesetzt haben. Hierzu gehören auch die Angaben, die Sie in Ihrer Datenschutzerklärung machen müssen, die sich auf Ihrer Homepage befindet. In dieser Erklärung müssen auch die vom Gesetzgeber vorgeschriebenen Aufbewahrungspflichten über die jeweils erhobenen sowie verarbeiteten Daten der Nutzer nebst Rechtsgrundlage angegeben werden. Dies ergibt sich aus Art. 13 DSVGO, § 14 DSGVO.

Unternehmen, die dieser Verpflichtung nicht hinreichend nachkommen, müssen gem. Art. 83 Abs. 5 DSGVO mit der Verhängung eines Bußgeldes bis zu 20.000.000 Euro, bzw. bis maximal 4 % des gesamten weltweit erzielten Jahresumsatzes des vorangegangenen Geschäftsjahrs betragen rechnen, je nachdem, welcher der Beträge höher ist. Darüber hinaus besteht die Gefahr, dass Sie eine kostspielige Abmahnung erhalten.

Steuerliche Aufbewahrungsfristen

Diese Aufbewahrungspflichten ergeben sich insbesondere aus dem Steuerrecht. Sie erstreckt sich gem. § 147 AO auf die folgenden Unterlagen:

Bücher und Aufzeichnungen
Inventare
Jahresabschlüsse
Lageberichte
Eröffnungsbilanz
die zu Ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen,
Empfangene Handels- oder Geschäftsbriefe
Wiedergaben der abgesandten Handels- oder Geschäftsbriefe
Buchungsbelege
Unterlagen nach Artikel 15 Absatz 1 und Artikel 163 des Zollkodex der Union
sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind.

Zu den Büchern und Aufzeichnungen gehören vor allem das Grundbuch sowie Haupt- und Nebenbücher.

Unter Inventaren muss man sich Aufzeichnungen über die körperliche und wertmäßige Bestandsaufnahme aller Vermögensgegenstände und Schulden vorstellen.

Zu den Geschäftsbriefen gehören ebenfalls Unterlagen wie Lieferscheine, Quittungen, Rechnungen, Auftragsbestätigungen sowie Empfangsbestätigungen.

Normalerweise gilt bei diesen Unterlagen eine Aufbewahrungsfrist von sechs Jahren. Anders sieht es in den folgenden Fällen aus. Hier besteht eine Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren:

Bücher und Aufzeichnungen,
Jahresabschlüsse,
Inventare,
Lageberichte,
Eröffnungsbilanz
die zu Ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen,
Buchungsbelege,
Rechnungen,
Unterlagen nach Artikel 15 Absatz 1 und Artikel 163 des Zollkodex der Union.

Handelsrechtliche Aufbewahrungspflichten

Darüber hinaus gibt es Aufbewahrungsfristen für Kaufleute, die sich nach § 257 HGB richten.

Diese beziehen sich auf die folgenden Unterlagen:

Handelsbücher,
Inventare,
Eröffnungsbilanzen,
Jahresabschlüsse,
Einzelabschlüsse nach § 325 Abs. 2a HGB
Lageberichte,
Konzernabschlüsse,
die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen,
die empfangenen Handelsbriefe,
Wiedergaben der abgesandten Handelsbriefe,
Belege für Buchungen in den von ihm nach § 238 Abs. 1 HGB zu führenden Büchern (Buchungsbelege).

Für die folgenden Unterlagen gilt eine Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren:

Handelsbücher
Inventare
Eröffnungsbilanzen
Jahresabschlüsse
Einzelabschlüsse nach § 325 Abs. 2a HGB
Lageberichte
Konzernabschlüsse
Konzernlageberichte
die zu Ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen

Für die übrigen Unterlagen gilt hingegen eine Aufbewahrungsfrist von sechs Jahren.

Weitere Aufbewahrungsfristen

Darüber hinaus ergeben sich auch aus einigen weiteren Gesetzen Aufbewahrungsfristen, über die in der folgenden Tabelle informiert wird.

Auflistung der wichtigsten gesetzlichen Aufbewahrungsfristen von A bis Z

Unterlagen	Aufbewahrungsfrist	Rechtsgrundlage
Abrechnungsunterlagen	10 Jahre	§ 147 AO, § 257 HGB
Abtretungserklärungen, soweit erledigt	6 Jahre	§ 147 AO, § 257 HGB
Änderungsnachweise der EDV-Buchführung	10 Jahre	§ 147 AO, § 257 HGB
Akkreditive	6 Jahre	§ 147 AO, § 257 HGB
Aktenvermerke	6 Jahre	§ 147 AO, § 257 HGB
Angebote mit Auftragsfolge	6 Jahre	§ 147 AO, § 257 HGB
Angestelltenversicherung (wenn Buchungsbelege)	10 Jahre	§ 147 AO, § 257 HGB
Anhang zum Jahresabschluss (§ 264 HGB)	10 Jahre	§ 147 AO, § 257 HGB
Anlagenvermögensbücher- und Karteien	10 Jahre	§ 147 AO, § 257 HGB
Anträge auf Arbeitnehmersparzulage	10 Jahre	§ 147 AO, § 257 HGB
Aufzeichnungspflicht Arbeitgeber bezüglich der Arbeitszeit von mehr als 8 Stunden werktägig	2 Jahre	§ 16 Abs. 2 ArbZG
Arbeitsanweisungen (auch für EDV-Buchführung)	10 Jahre	§ 147 AO, § 257 HGB
Aufbewahrungsvorschriften für betriebliche EDV-Dokumentation	10 Jahre	§ 147 AO, § 257 HGB
Aufzeichnungen über ärztliche Behandlungen (Z.B. Patientendaten, Anamnese, Befund, Diagnose)	10 Jahre	§ 630f Abs. 3 BGB
Ausgangsrechnungen	10 Jahre	§ 147 AO, § 257 HGB
Außendienstabrechnungen (wenn Buchungsbeleg)	10 Jahre	§ 147 AO, § 257 HGB
Außendienstabrechnungen (wenn sonstiger Beleg)	6 Jahre	§ 147 AO, § 257 HGB
Bankbelege	10 Jahre	§ 147 AO, § 257 HGB
Bankbürgschaften nach Vertragsende	10 Jahre	§ 147 AO, § 257 HGB
Bedienerhandbücher Rechnerbetrieb	10 Jahre	§ 147 AO, § 257 HGB
Belegformate	10 Jahre	§ 147 AO, § 257 HGB
Beitragsabrechnungen zu Sozialversicherungsträgen, wenn Buchungsbelege	10 Jahre	§ 147 AO, § 257 HGB
Belege, soweit Buchungsfunktion (Offene-Posten-Buchhaltung)	10 Jahre	§ 147 AO, § 257 HGB
Sonstige Beitragsabrechnungen des Arbeitgebers mit Sozialversicherungsträgern	Ablauf des auf die letzte Prüfung folgenden Kalenderjahres	§ 28f Abs. 1 SGB IV
Benutzerhandbücher bei EDV-Buchführung	10 Jahre	§ 147 AO, § 257 HGB
Betriebsabrechnungsbögen mit Belegen als Bewertungsgrundlagen	10 Jahre	§ 147 AO, § 257 HGB
Betriebsabrechnungsbögen mit Belegen als Bewertungsgrundlagen	10 Jahre	§ 147 AO, § 257 HGB
Betriebskostenrechnungen	10 Jahre	§ 147 AO, § 257 HGB
Betriebsprüfungsberichte (steuerliche Außenprüfung)	6 Jahre	§ 147 AO, § 257 HGB
Online-Bewerbungen auf Anzeige	Normalerweise 2 Monate nach Absage zulässig ohne Einwilligung (Bewerber müssen gem. Art 13 DSGVO bei Eingang über Dauer informiert werden)	§ 26 BDSG, § 15 Abs. 4 AGG, Art. 13 DSGVO
Bewertungsunterlagen	10 Jahre	§ 147 AO, § 257 HGB
Bewirtungsunterlagen (Formblatt, wenn Buchungsbelege oder steuerlich erforderlich)	10 Jahre	§ 147 AO, § 257 HGB
Bilanzen (auch Eröffnungsbilanz)	10 Jahre	§ 147 AO, § 257 HGB
Blockdiagramme, soweit Verfahrensdokumentation	10 Jahre	§ 147 AO, § 257 HGB
Buchungsbelege	10 Jahre	§ 147 AO, § 257 HGB
Darlehensunterlagen (nach Vertragsende)	6 Jahre	§ 147 AO, § 257 HGB
Darlehensunterlagen als Buchungsbeleg	10 Jahre	§ 147 AO, § 257 HGB
Dauerauftragsunterlagen (nach Ablauf des Auftrags)	10 Jahre	§ 147 AO, § 257 HGB
Dateien, Beschreibungen der	10 Jahre	§ 147 AO, § 257 HGB
Dateiverzeichnisse	10 Jahre	§ 147 AO, § 257 HGB
Datensätze, Beschreibung und Aufbau der	10 Jahre	§ 147 AO, § 257 HGB
Datensicherungsregeln	10 Jahre	§ 147 AO, § 257 HGB
Debitorenliste (soweit Bilanzunterlage)	10 Jahre	§ 147 AO, § 257 HGB
Depotauszüge (soweit nicht Inventare)	10 Jahre	§ 147 AO, § 257 HGB
Einfuhrunterlagen (Anträge, Genehmigungen, Erklärungen, Lizenzen, Zollunterlagen etc.)	10 Jahre	§ 147 AO, § 257 HGB
Eingabebeschreibungen bei EDV-Buchführung	10 Jahre	§ 147 AO, § 257 HGB
Eingabedatenformate	10 Jahre	§ 147 AO, § 257 HGB
Eingangsrechnungen einschließlich Berichtigungsbelege dazu	10 Jahre	§ 147 AO, § 257 HGB
Einheitswertunterlagen	10 Jahre	§ 147 AO, § 257 HGB
E-Mails (Geschäftsbriefe)	6 Jahre	§ 147 AO, § 257 HGB
E-Mails (Buchungsbelege wie Rechnungen)	10 Jahre	§ 147 AO, § 257 HGB
E-Mails (Mahnungen)	6 Jahre	§ 147 AO, § 257 HGB
Essensmarkenabrechnungen	10 Jahre	§ 147 AO, § 257 HGB
Exportunterlagen	10 Jahre	§ 147 AO, § 257 HGB
Fahrtkostenerstattungsunterlagen	10 Jahre	§ 147 AO, § 257 HGB
Faxe (Geschäftsbriefe)	6 Jahre	§ 147 AO, § 257 HGB
Faxe (Buchungsbelege)	10 Jahre	§ 147 AO, § 257 HGB
Fehlermeldungen, Fehlerkorrekturanweisung bei EDV-Buchführung, wenn Buchungsbelege	10 Jahre	§ 147 AO, § 257 HGB
Frachtbriefe	6 Jahre	§ 147 AO, § 257 HGB
Gehaltslisten einschließlich Listen für Sonderzahlungen soweit Buchungsbeleg	10 Jahre	§ 147 AO, § 257 HGB
Geschäftsberichte	10 Jahre	§ 147 AO, § 257 HGB
Geschäftsbriefe (zugegangene und Wiedergabe versandter),	6 Jahre	§ 147 AO, § 257 HGB
Geschäftsbriefe als Buchungsbeleg wie z.B. Rechnungen und Gutschriften	10 Jahre	§ 147 AO, § 257 HGB
Geschenknachweise	10 Jahre	§ 147 AO, § 257 HGB
Gewinn- und Verlustrechnung (nur Jahreserfolgsrechnungen)	10 Jahre	§ 147 AO, § 257 HGB
Grundbuchauszüge, wenn Inventurunterlagen	10 Jahre	§ 147 AO, § 257 HGB
Grundstücksverzeichnis (soweit Inventar)	10 Jahre	§ 147 AO, § 257 HGB
Gutschriften im Sinne von "umgekehrten Rechnungen"	10 Jahre	§ 147 AO, § 257 HGB
Handelsbriefe (außer Rechnungen oder Gutschriften)	6 Jahre	§ 147 AO, § 257 HGB
Handelsbücher	10 Jahre	§ 147 AO, § 257 HGB
Handelsregisterauszüge, beglaubigte oder soweit im eigenen Interesse erforderlich	10 Jahre	§ 147 AO, § 257 HGB
Hauptabschlussübersicht	10 Jahre	§ 147 AO, § 257 HGB
Initiativbewerbungen per Post	2 Monate nach Absage zulässig ohne Einwilligung (Bewerber müssen gem. Art 13 DSGVO bei Eingang über Dauer informiert werden), ab Eingang etwa maximal drei Monate ohne Einwilligung	§ 26 BDSG, § 15 Abs. 4 AGG, Art. 13 DSGVO
Initiative Online-Bewerbungen	Normalerweise 2 Monate nach Absage ohne Einwilligung (Bewerber müssen gem. Art 13 DSGVO bei Eingang über Dauer informiert werden), ab Eingang etwa maximal drei Monate ohne Einwilligung	§ 26 BDSG, § 15 Abs. 4 AGG, Art. 13 DSGVO
Inventare (§ 240 HGB)	10 Jahre	§ 147 AO, § 257 HGB
Investitionszulage (Unterlagen)	6 Jahre	§ 147 AO, § 257 HGB
Jahresabschluss mit Erläuterungen	10 Jahre	§ 147 AO, § 257 HGB
Journale für Hauptbuch oder Kontokorrent	10 Jahre	§ 147 AO, § 257 HGB
Kalkulation und Kalkulationsunterlagen, wenn handels- oder steuerrechtlich relevant z.B. für Vorratsbewertung	10 Jahre	§ 147 AO, § 257 HGB
Kassenberichte	10 Jahre	§ 147 AO, § 257 HGB
Kassenbücher/-blätter	10 Jahre	§ 147 AO, § 257 HGB
Kassenzettel, (nicht erforderlich, wenn Tagessummenbons aufbewahrt werden)	10 Jahre	§ 147 AO, § 257 HGB
Kontenpläne und Kontenplanänderungen	10 Jahre	§ 147 AO, § 257 HGB
Kontenregister	10 Jahre	§ 147 AO, § 257 HGB
Kontoauszüge	10 Jahre	§ 147 AO, § 257 HGB
Konzernabschluss (§ 290 HGB)	10 Jahre	§ 147 AO, § 257 HGB
Konzernlagebericht (§§ 290, 350 HGB)	10 Jahre	§ 147 AO, § 257 HGB
Kreditunterlagen, wenn Korrespondenz,	6 Jahre	§ 147 AO, § 257 HGB
Kreditunterlagen, wenn Buchungsbeleg	10 Jahre	§ 147 AO, § 257 HGB
Lageberichte, wenn Bilanzunterlagen	10 Jahre	§ 147 AO, § 257 HGB
Lagerbuchführungen	10 Jahre	§ 147 AO, § 257 HGB
Lieferscheine	6 Jahre	§ 147 AO, § 257 HGB
Lieferscheine, sofern als Belegnachweis vor allem im Zusammenhang mit einer Rechnung	10 Jahre	§ 147 AO, § 257 HGB
Lohnbelege als Buchungsbelege	10 Jahre	§ 147 AO, § 257 HGB
Lohnlisten für Zwischen-, End- und Sonderzahlungen	6 Jahre	§ 147 AO, § 257 HGB
Magnetbänder, wenn Grundbuch oder Konten- oder Belegfunktion	10 Jahre	§ 147 AO, § 257 HGB
Mahnbescheide und Mahnungen	6 Jahre	§ 147 AO, § 257 HGB
Mietunterlagen (nach Vertragsende), soweit Buchungsbelege	10 Jahre	§ 147 AO, § 257 HGB
Nachnahmebelege	10 Jahre	§ 147 AO, § 257 HGB
Nebenbücher	10 Jahre	§ 147 AO, § 257 HGB
Online-Rechnungen	10 Jahre	§ 147 AO, § 257 HGB
Organisationsunterlagen der EDV-Buchführung	10 Jahre	§ 147 AO, § 257 HGB
Pachtunterlagen (nach Vertragsende), soweit Buchungsbelege	10 Jahre	§ 147 AO, § 257 HGB
Postgiroauszüge und Belege, wenn Buchungsbelege	10 Jahre	§ 147 AO, § 257 HGB
Preislisten	6 Jahre	§ 147 AO, § 257 HGB
Preislisten, wenn Bewertungs- oder Buchungsunterlagen	10 Jahre	§ 147 AO, § 257 HGB
Programmablaufbeschreibungen	10 Jahre	§ 147 AO, § 257 HGB
Programmverzeichnisse	10 Jahre	§ 147 AO, § 257 HGB
Protokolle, als Handelsbrief	6 Jahre	§ 147 AO, § 257 HGB
Prozessakten	10 Jahre	§ 147 AO, § 257 HGB
Prüfungsberichte des Abschlussprüfers	10 Jahre	§ 147 AO, § 257 HGB
Quittungen	10 Jahre	§ 147 AO, § 257 HGB
Rechnungen an Unternehmer	10 Jahre	§ 147 AO, § 257 HGB
Reisekostenabrechnung	10 Jahre	§ 147 AO, § 257 HGB
Repräsentationsaufwendungen (Unterlagen)	10 Jahre	§ 147 AO, § 257 HGB
Aufzeichnungen über Röntgenbehandlungen	30 Jahre nach der letzten Behandlung	§ 28 Abs. 3 RöV
Aufzeichnungen über Röntgenuntersuchungen und Röntgenbilder	10 Jahre	§ 28 Abs. 3 RöV
Sachkonten	10 Jahre	§ 147 AO, § 257 HGB
Saldenbilanzen	10 Jahre	§ 147 AO, § 257 HGB
Schadensunterlagen, wenn Bilanzunterlagen	10 Jahre	§ 147 AO, § 257 HGB
Scheck- und Wechselunterlagen,	6 Jahre	§ 147 AO, § 257 HGB
als Buchungsbeleg	10 Jahre	§ 147 AO, § 257 HGB
Schriftwechsel	6 Jahre	§ 147 AO, § 257 HGB
Speicherbelegungsplan der EDV-Buchführung	10 Jahre	§ 147 AO, § 257 HGB
Spendenbescheinigungen	10 Jahre	§ 147 AO, § 257 HGB
Steuererklärungen	10 Jahre	§ 147 AO, § 257 HGB
Steuerbescheide	10 Jahre	§ 147 AO, § 257 HGB
Telefonkostennachweise, wenn Buchungsbelege	10 Jahre	§ 147 AO, § 257 HGB
Überstundenlisten, wenn Lohnbelege	10 Jahre	§ 147 AO, § 257 HGB
Verbindlichkeiten (Zusammenstellungen)	10 Jahre	§ 147 AO, § 257 HGB
Verkaufsbücher	10 Jahre	§ 147 AO, § 257 HGB
Vermögensverzeichnis	10 Jahre	§ 147 AO, § 257 HGB
Versand- und Frachtunterlagen, wenn Buchungsbelege	10 Jahre	§ 147 AO, § 257 HGB
Versicherungspolicen,	10 Jahre	§ 147 AO, § 257 HGB
nach Ablauf der Versicherung	6 Jahre	§ 147 AO, § 257 HGB
Verträge, sonstige, soweit handels- und steuerrechtlich von Bedeutung und wenn Buchungsbelege	10 Jahre	§ 147 AO, § 257 HGB
Visitenkarten (z.B. auf Messen bekommen)	Keine
Wareneingangs- und Warenausgangsbücher	10 Jahre	§ 147 AO, § 257 HGB
Wechsel	10 Jahre	§ 147 AO, § 257 HGB
Zahlungsanweisungen	10 Jahre	§ 147 AO, § 257 HGB
Zollbelege	10 Jahre	§ 147 AO, § 257 HGB
Zugriffsregelungen bei EDV-Buchführung	10 Jahre	§ 147 AO, § 257 HGB
Zwischenbilanz (bei Gesellschafterwechsel oder Umstellung des Wirtschaftsjahres)	10 Jahre	§ 147 AO, § 257 HGB

Download-Link: Auflistung der wichtigsten gesetzlichen Aufbewahrungsfristen von A bis Z

Fazit:
In diesem Ratgeber kann nur ein Überblick über die Informationspflichten aus der DSVGO sowie die wichtigsten gesetzlichen Aufbewahrungsfristen gegeben werden. Unternehmer sollten sich am besten an die zuständige IHK sowie den Datenschutzaufsichtsbehörden Ihres Bundeslandes wenden und dort umfassend auf ihre Situation bezogen informieren. Arbeitgeber, die etwa Initiativbewerbungen länger als drei Monate an Eingang der Bewerbung aufbewahren möchten, sollten hierzu die ausdrückliche Einwilligung des Bewerbers z. B. per E-Mail einholen.

Autor: Harald Büring, Ass. jur. (Juraforum-Redaktion)

Was muss länger als 10 Jahre aufbewahrt werden?

Eine Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren gilt für folgende Dokumente: Bücher und Aufzeichnungen, Jahresabschlüsse, Inventare, Eröffnungsbilanz, Lageberichte, Organisationsunterlagen und Arbeitsanweisungen.

Welche Unterlagen werden am längsten aufbewahrt?

Ausweise, Pässe, Heirats- und Scheidungsurkunden, Altersvorsorge, Sozialversicherungsausweis, Testament und Erbschein. All das gehört zu den Dokumenten, die sie ein Leben lang oder noch länger aufbewahren sollten.