Wie lange muss man Gehaltsabrechnungen aufbewahren

Die Papierberge wachsen immer höher? Mit dem Aktenvernichter sorgen Sie für neue Übersicht. Welche Dokumente Sie als Selbstständiger und Privatperson aufbewahren müssen.

18.01.2022 • 3 min Lesezeit

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Auf den Punkt

• Sowohl Privatpersonen (in seltenen Fällen) als auch Gewerbetreibende sind in Deutschland dazu verpflichtet, bestimmte Dokumente aufzubewahren.

• Im privaten Bereich sollten insbesondere Steuer- und Bankunterlagen sowie wichtige Rechnungen und Belege aufbewahrt werden.

• Als Gewerbetreibender sind Sie gesetzlich dazu verpflichtet, Dokumente wie Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse und Handelsbücher aufzubewahren.

• Besonders lange gesetzliche Aufbewahrungsfristen von bis zu 15 oder sogar 30 Jahren gelten mitunter für medizinische Unterlagen.

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Einleitung

Aufbewahrungsfristen: Achtung vor voreiligem Schreddern

Sie türmen sich auf dem Schreibtisch, ballen sich in Schubladen, Schachteln und Regalen und quellen aus Ihren Ordnern: Papiere! Um wieder etwas mehr Durchblick zu gewinnen, empfiehlt es sich deshalb, hin und wieder Ordnung im Büro und im privaten Aktenschrank zu schaffen. Zum Beispiel, indem man alte Rechnungen und Kontoauszüge aussortiert. Bei allzu viel Elan ist hier jedoch Vorsicht geboten, denn: In Deutschland gelten sowohl im privaten als auch im gewerblichen Bereich verschiedene Aufbewahrungsfristen! Bevor Sie voreilig ausmisten, sollten Sie also genau prüfen, was wirklich in den Schredder kann.

Welche Dokumente müssen in Papierform aufbewahrt werden?

Stoßen Ihre räumlichen Kapazitäten angesichts der Fülle an Dokumenten bereits an ihre Grenzen, dann brauchen Sie sich deshalb zunächst keine Sorgen machen. Denn nur die wenigsten Unterlagen müssen tatsächlich in physischer Form aufbewahrt werden, darunter etwa die Eröffnungsbilanz und die jeweiligen Jahresabschlüsse. Alle anderen aufbewahrungspflichtigen Unterlagen können Sie auch auf Datenträgern speichern. Sie haben jedoch zu gewährleisten, dass die Daten zehn Jahre lang lesbar sind – für spezielle Zolldokumente gibt es Sonderregelungen.

Bedeutsam ist es beim Thema Aufbewahrung zudem, Kopien von wichtigen Dokumenten anzufertigen und diese getrennt vom Original aufzubewahren, am besten sogar in einem Safe oder einem Bankschließfach. Sie können die Unterlagen ansonsten einfach scannen und digital ablegen, jedoch idealerweise nicht zuhause. So stellen Sie sicher, dass Sie auch nach einem Einbruch oder Feuer Zugriff auf sie haben.

Private Aufbewahrungsfristen

Aufbewahrungsfristen für Dokumente von Privatpersonen

Während Unternehmer per Gesetz dazu verpflichtet sind, bestimmte Unterlagen, Dokumente und Bücher aufzubewahren, gelten die üblichen Aufbewahrungsfristen nach dem Handels- oder Steuerrecht für Privatpersonen nicht. Trotzdem ist es unter gewissen Umständen im privaten Bereich vorgeschrieben oder zumindest empfehlenswert, wichtige Unterlagen für einen gewissen Zeitraum zu verwahren. Genau wie bei der Aufbewahrungspflicht für Geschäftsunterlagen soll dadurch garantiert werden, dass gewisse Prozesse und Zahlungsvorgänge auch zu einem späteren Zeitpunkt noch zurückverfolgt und nachgeprüft werden können.

Aufbewahren sollten Sie deshalb als Privatperson unter anderem Kaufverträge, wichtige Kassenbons für Ihr Umtauschrecht und Garantieunterlagen sowie Handwerkerrechnungen. Und gerade Quittungen, die den Kauf von Gegenständen belegen, welche über eine Hausratsversicherung versichert sind, sollten Sie gut aufheben. Zudem ist es ratsam steuerrelevante Unterlagen und Kontoauszüge bzw. Bankunterlagen nicht voreilig zu entsorgen.

Aufbewahrungsfristen privat: Tabelle als Leitfaden

Welche Unterlagen sollten Sie als Privatperson aufbewahren und wie lange? Unsere Übersicht bietet Ihnen alle Antworten auf einen Blick:

Ein Leben lang

• Standesamtliche Urkunden (z. B. Geburts- oder Heiratsurkunden, Sterbeurkunden von Angehörigen)
• Schul- und Hochschulzeugnisse, Berufsabschlüsse
• Ärztliche Gutachten
• Belege über vorhandenes Wohneigentum

Mindestens bis zur Rente

• Unterlagen, die den beruflichen Werdegang dokumentieren (z. B. Arbeitsverträge, Kündigungen, Gehaltsabrechnungen, Sozialversicherungsnachweise)

Für die gesamte Laufzeit

• Versicherungsunterlagen für jegliche Policen
• Unterlagen zu Finanz- und Vorsorgeprodukten (z. B. Tagesgeld, Lebensversicherung oder Sparplan)

Für die gesamte Gebrauchsdauer

• Nachweise für die Hausratversicherung (z. B. Belege über Möbel, Elektronik oder Schmuck)

30 Jahre

• Gerichtsurteile
• Mahnbescheide
• Kreditunterlagen

6 Jahre

• Steuerbescheide und eingereichte Steuerunterlagen von Steuerpflichtigen, bei denen die Summe der positiven Einkünfte mehr als 500.000 Euro im Kalenderjahr beträgt

4 Jahre

• Kontoauszüge oder Überweisungen (Bankunterlagen)

3 Jahre

• Alte Mietverträge
• Kautionsquittungen
• Übergabeprotokolle

2 Jahre

• Kassenbelege (Gewährleistungszeit in der Regel zwei Jahre)
• Handwerkerrechnungen (ausnahmsweise fünf Jahre bei der Errichtung von Bauwerken)

Wie lange muss ich Steuerunterlagen aufheben?

Eine Frist zur Aufbewahrung des Steuerbescheides und der Steuerunterlagen gibt es für Privatpersonen nicht mehr. Das heißt: Sobald der Steuerbescheid rechtskräftig ist, können die Unterlagen grundsätzlich entsorgt werden.

Eine Ausnahme gilt laut Abgabenordnung nur für Steuerpflichtige, bei denen die Summe der positiven Einkünfte mehr als 500.000 Euro im Kalenderjahr beträgt. Sie müssen die Steuerunterlagen und Belege sechs Jahre aufbewahren.

Wie lange muss man Kontoauszüge aufbewahren?

Private Bankunterlagen und Kontoauszüge sollten mindestens drei Jahre lang aufbewahrt werden, da sie in unterschiedlichen Fällen als wichtiger Beleg für Zahlungseingänge und getätigte Überweisungen dienen. Etwa, wenn Sie eine größere Anschaffung gemacht haben, über deren Bezahlung es später Unstimmigkeiten gibt – oder Ihr Vermieter behauptet, Sie hätten die Miete nicht pünktlich auf sein Konto überwiesen.

Wie lange muss man Unterlagen von Verstorbenen aufbewahren?

Grundsätzlich gibt es zu der Aufbewahrung der Unterlagen von Verstorbenen keine festen gesetzlichen Regelungen. Trotzdem sollten bestimmte private Dokumente nach dem Tod eines Familienmitglieds nicht sofort geschreddert werden. So empfiehlt es sich beispielsweise, dass Erben Testament und Erbschein so lange im Original aufheben, bis die Erbschaft abschließend geklärt ist. Und auch Heirats- und Geburtsurkunden von Verstorbenen werden womöglich zu einem späteren Zeitpunkt relevant. Letztere können jedoch in der Regel über die Behörden erneut ausgestellt werden.

Aufbewahrungspflicht für Handwerkerrechnungen

Ganz gleich, ob Sie Eigentümer oder Mieter einer Immobilie sind: Als Auftraggeber von Handwerksleistungen sind Sie verpflichtet, Rechnungen, Zahlungsbelege und andere beweiskräftige Unterlagen zwei Jahre lang aufzubewahren (UStG § 14b Abs. 1 Satz 5). Dazu zählen nicht nur Nachweise über sämtliche Bauleistungen einschließlich Bauplanung und Bauüberwachung, sondern beispielsweise auch über den Gerüstbau und das Anlegen von Bepflanzungen.

Gewerbliche Aufbewahrungsfristen

Aufbewahrungsfristen für Unternehmen & Gewerbetreibende

Für Gewerbetreibende gilt eine Aufbewahrungspflicht, wenn sie gesetzlich zur Buchführung verpflichtet sind. Das bedeutet, dass sie ihre Geschäftsunterlagen verfügbar halten müssen. Jedenfalls für die festgesetzte Zeit.

Steuerrechtliche Aufbewahrungsfristen sind in der Abgabenordnung (AO) geregelt. Diese schreibt ab einem Umsatz von 600.000 Euro bzw. ab einem Gewinn von 60.000 Euro pro Jahr eine Buchhaltung und das Führen von Aufzeichnungen vor. Im Bereich Handelsrecht gelten derweil die Vorschriften des Handelsgesetzbuches (HGB). Darüber hinaus existieren zudem noch Gesetze und Verordnungen für spezielle Berufe und Tätigkeiten, die zur Buchhaltung verpflichten. Grundsätzlich gilt hier: Abhängig vom jeweiligen Dokument – sei es eine Personalakte, ein Lieferschein, eine Gehaltsabrechnung, ein Urlaubsantrag, eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung oder ein Stundenzettel – kann die Aufbewahrungsfrist ganz unterschiedlich ausfallen. Zumeist handelt es sich bei der Aufbewahrungsfrist im gewerblichen Bereich jedoch um eine Frist von zehn, sechs oder zwei Jahren.

10 Jahre

• Buchungsbelege (je nach Geschäftsvorfall betrifft das beispielsweise folgende Bereiche: Rechnungen, Kontoauszüge, Bewertungsunterlagen, Quittungen, Schecks, Wechsel, Eigenbelege, Saldenlisten, Lohn- und Gehaltsabrechnungen, Kassenberichte, Steuerbescheide, Lieferscheine, Auftragszettel, Vertragsurkunden, Reisekostenabrechnungen und Warenbestandsaufnahmen)
• Eröffnungsbilanzen und (für deren Verständnis erforderliche) Organisationsunterlagen
• Jahresabschlüsse
• Handelsbücher und Aufzeichnungen
• Inventare
• Lageberichte

6 Jahre

• Handelsbriefe und Geschäftskorrespondenz (sowohl die empfangenen als auch die von Ihrem Unternehmen versandten)
• Alle weiteren steuerrelevanten Unterlagen

2 Jahre

Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten beim Mindestlohn

Seit der Einführung des gesetzlichen Mindestlohns zum 1. Januar 2015 sind Arbeitgeber gesetzlich verpflichtet, die Arbeitszeiten von bestimmten Gruppen von Arbeitnehmern und Branchen zu dokumentieren. Konkret besteht diese Pflicht für alle geringfügig Beschäftigten sowie die im Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz genannten Branchen, in denen eine besondere Missbrauchsgefahr besteht, wie zum Beispiel im Baugewerbe, im Logistikbereich oder in der Gebäudereinigung. Ausnahmen gelten für Minijobber in Privathaushalten und für Arbeitnehmer, deren regelmäßiger Lohn bestimmte Grenzen überschreitet.

Die Aufzeichnungen der Arbeitszeiten müssen laut Gesetz mindestens zwei Jahre lang aufbewahrt werden. Arbeitgeber sollten mit einer Überprüfung der Aufzeichnungen durch den Zoll rechnen. Verstöße gegen die Dokumentations- und Aufbewahrungspflicht können laut Mindestlohngesetz mit einem Bußgeld bis zu 30.000 Euro geahndet werden.

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Was passiert, wenn Unternehmen Aufbewahrungsfristen nicht einhalten?

Verletzen Sie als Unternehmer die im Handelsrecht festgelegten Aufbewahrungspflichten, führt dies nicht zu direkten Sanktionen. Dafür können Sie jedoch aus strafrechtlicher Sicht in die Bredouille kommen, denn: Wer vor Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist Handelsbücher oder sonstige aufbewahrungspflichtige Unterlagen vernichtet oder verheimlicht und dadurch die Übersicht über seinen Vermögensstand erschwert, dem droht eine Geldstrafe oder sogar eine Freiheitsstrafe von bis zu zwei Jahren (§ 283b StGB). Zu einem noch empfindlicheren Strafmaß bis zu fünf Jahren kann es zudem kommen, wenn die Tat im Zustand einer sogenannten Unternehmenskrise begangen wurde, also etwa um eine drohende Zahlungsunfähigkeit oder eine Überschuldung zu vertuschen (§ 283 StGB).

Und auch steuerrechtlich hat die Verletzung der Aufbewahrungsfristen Konsequenzen. Denn kann ein Unternehmer keine steuerrelevanten Bücher und Aufzeichnungen vorlegen, ist das Finanzamt im Zweifelsfall dazu berechtigt, die Besteuerungsgrundlage zu schätzen. Zudem kann eine Verletzung der Aufbewahrungspflichten je nach Ausmaß und Schwere den Tatbestand der Steuergefährdung oder Steuerhinterziehung erfüllen.

Ein Tipp: Wollen Sie als Unternehmer auf der sicheren Seite sein, sprechen Sie vor jeder größeren Aktenvernichtung sicherheitshalber mit Ihrem Steuerberater. Wenn Sie sich bei Belegen hinsichtlich der Aufbewahrungsfrist unsicher sind, fragen Sie direkt bei dem für Sie zuständigen Finanzamt nach, damit es bei einer eventuellen Betriebsprüfung kein böses Erwachen gibt.

Aufbewahrungsfristen medizinischer Unterlagen

Besondere Regelungen gelten bei der Aufbewahrungsfrist für verschiedene Arten medizinischer Unterlagen, also etwa bei Patientenakten und Röntgenbildern. So sind Ärzte nach dem Bürgerlichen Gesetzbuch und dem Bundesmantelvertrag-Ärzte sowie der Berufsordnung der Ärztekammer der Länder grundsätzlich dazu verpflichtet, Unterlagen nach Abschluss einer Behandlung für zehn Jahre aufzubewahren. Darunter fallen unter anderem:

• Patientenakten
• Arztbriefe
• Krankenhausberichte
• EEG/EKG-Streifen
• Ergebnisse genetischer Untersuchungen und Analysen
• Dokumente aus Untersuchungen zur Früherkennung von Krankheiten wie Krebsfrüherkennungsuntersuchungen
• Aufzeichnungen und Aufnahmen aus der Röntgen- und Strahlendiagnostik

Für einige weitere medizinische Unterlagenarten gelten zudem noch längere Aufbewahrungsfristen. So besteht für Unterlagen aus sogenannten Disease Management Programmen (DMP) in der Regel eine Archivierungspflicht von 15 Jahren und für Dokumente über die Anwendung von Blutprodukten und genetisch hergestellten Plasmaproteinen sogar eine Aufbewahrungspflicht von 30 Jahren. Weniger lange müssen derweil verschiedene Verwaltungsdokumente aufbewahrt werden, so zum Beispiel Überweisungsscheine (vier Quartale), Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen (12 Monate) und Abrechnungsunterlagen (maximal 10 Jahre).

Wie lange bewahrt man Gehaltsabrechnungen auf?

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Für was braucht man die Gehaltsabrechnung?