Was ist der Unterschied zwischen Abschlagszahlung und Anzahlung?

Die Abschlagszahlung (oder Akontozahlung, A-conto-Zahlung, Per-conto-Zahlung; italienisch: a conto / per conto = „auf/in Rechnung“, „auf Abschlag“; Zeichen: ℀ bzw. a/c, auch kurz: a c.) ist eine Teilzahlung eines Auftraggebers oder Käufers auf seine Geldschuld, die von ihm bei erbrachten Teilleistungen des Auftragnehmers oder Verkäufers zu entrichten ist.

Bei einem Arbeitsverhältnis handelt es sich bei der Zahlung von Lohn oder Gehalt um eine Abschlagszahlung, wenn die Zahlung nicht in der genauen Höhe der bereits fälligen Vergütung (Lohn oder Gehalt) erfolgt, sondern in einer annähernden Höhe und später genau abgerechnet wird, ohne dass es eines formalen Verfahrens bedarf.[2] Dies kommt in der Praxis z. B. vor, wenn die Höhe der Vergütung wegen der Arbeitsbedingungen stark schwankt und erst nachträglich die genaue Höhe ausgerechnet wird und ein Ausgleichsbetrag zur Auszahlung kommt.

Eine Abschlagszahlung liegt hier nach einer Rechtsmeinung[3] rechtlich nur dann vor, wenn die Zahlung tatsächlich niedriger ist als der zustehende und fällige Betrag. Leistet der Arbeitgeber eine Zahlung, die über das bereits fällige Arbeitsentgelt hinausgeht, so handelt es sich nicht um eine Abschlagszahlung, sondern um eine Überzahlung oder einen Gehaltsvorschuss.

In der Praxis kommt es allerdings vor, dass eine der Höhe nach vorläufig vorgenommene Zahlung als Abschlagszahlung bezeichnet wird, obwohl die Höhe des zu zahlenden Betrages lediglich noch nicht genau festgestellt werden kann und daher noch nicht feststeht, ob die geleistete Zahlung insgesamt tatsächlich niedriger oder höher ist als das tatsächlich zustehende und fällige Arbeitsentgelt. Es kann somit vorkommen, dass von einer Abschlagszahlung gesprochen wird, obwohl es sich tatsächlich um die vollständige Auszahlung des zustehenden und fälligen Arbeitsentgelts in einem Betrag mit einem Gehaltsvorschuss in Höhe eines überschüssigen Teilbetrags handelt.

Der Arbeitgeber hat eine Abschlagszahlung ausdrücklich als solche zu kennzeichnen. Das gilt umgekehrt auch bei einem Gehaltsvorschuss. Der Arbeitnehmer muss erkennen können, dass eine spätere Ausgleichszahlung für den ausstehenden fälligen oder gezahlten noch nicht fälligen Anteil einer Zahlung im Hinblick auf das tatsächlich fällige Arbeitsentgelt zu erwarten bzw. zu leisten ist. Soweit es sich um einen Gehaltsvorschuss handelt, hat der Arbeitnehmer den Vorschuss grundsätzlich zurückzuzahlen oder hinzunehmen, dass dieser mit einer späteren Zahlung des Arbeitsentgeltes verrechnet wird. Einen gesetzlichen Anspruch auf einen Gehaltsvorschuss gibt es nicht.[4]

Während die Abschlagszahlung eine Teilerfüllung der Zahlungspflicht darstellt, sind die Vorauszahlung und Anzahlung ein Kundenkredit des Käufers an den Verkäufer, damit dieser in der Lage ist, mit Hilfe der Voraus- oder Anzahlung die Herstellung des Kaufgegenstandes zu finanzieren. Bei Anzahlungen und Vorauszahlungen steht eine entsprechende Gegenleistung des Verkäufers also (noch) nicht gegenüber.

Im Arbeitsrecht ergeben sich die Ansprüche des Arbeitgebers und Arbeitnehmers gegeneinander hinsichtlich der Differenz zwischen einer Abschlagszahlung oder einem (ausdrücklichen oder tatsächlichen) Gehaltsvorschuss einerseits und dem tatsächlich zustehenden Arbeitsentgelt andererseits aus dem Arbeitsvertrag und ebenfalls nicht aus dem Bereicherungsrecht. Der Arbeitnehmer kann sich daher wegen der Rückzahlungspflicht nicht darauf berufen, dass er den rückzuzahlenden Betrag bereits ausgegeben hat und damit nicht mehr als bereichert gilt.[7]

Aus diesen Bilanzpositionen lässt sich die betriebswirtschaftliche Kennzahl der Anzahlungsquote ermitteln, die angibt, wie hoch der Anteil erhaltener Abschlagszahlungen im Verhältnis der teilfertigen Arbeiten eines Unternehmens liegt:[9]

Sie ist insbesondere in Wirtschaftszweigen von Bedeutung, bei denen die Produktionszeit einen längeren Zeitraum umfasst (Bauunternehmen, Maschinenbau, Anlagenbau).

In der Schweiz und in Österreich sind Abschlagszahlungen als Gegenleistung für vom Auftragnehmer erbrachte Teilleistungen ebenfalls bekannt. Im englischen Sprachraum unterscheidet man diese Abschlagszahlungen mit dem Begriff „compensation payments“ deutlich von den – ohne Gegenleistungen – vorgenommenen Anzahlungen/Vorauszahlungen („down payment“ oder „advance payment“).

Bei einer Abschlagszahlung handelt es sich um eine Teilzahlung, die den bisher erbrachten Leistungen entspricht und im BGB geregelt ist. In der Schlussrechnung werden alle Abschlagszahlungen gelistet, wobei jede einzelne Teilzahlung umsatzsteuerpflichtig ist.

Bei größeren Projekten finden Abschlagszahlungen regelmäßig Anwendung. Doch auch im Privaten ist in verschiedenen Bereichen die Leistung dieser Zahlung üblich. Erfahren Sie jetzt alles, was Sie rund um das Thema Abschlagszahlung wissen müssen.

Was versteht man unter einer Abschlagszahlung?

Bei einer Abschlagszahlung handelt es sich um eine Teilzahlung bei einem Kauf oder der Inanspruchnahme einer Dienstleistung. Ein anderer Name für diese Teilzahlung ist auch „Akontozahlung“. Das bedeutet, dass die Gesamtsumme nicht vorab oder am Ende der Lieferung oder Erfüllung fällig wird, sondern in mehr als eine Zahlung unterteilt wird. Die genauen Konditionen dieser Abschlagszahlung sind vertraglich festzuhalten.

Wo kommen Abschlagszahlungen zum Einsatz?

Üblicherweise werden bei einem Kauf oder der Inanspruchnahme einer Dienstleistung entstandene Kosten direkt und vollständig gedeckt. Doch nicht immer ist die im Bürgerlichen Gesetzbuch (BGB §433) vorgesehene Bezahlung mit Übergabe der Ware oder Erbringung der Dienstleistung günstig. Bei großen Anschaffungen oder der konstanten Inanspruchnahme einer Leistung sind einzelne Teilzahlungen sinnvoll.

Die Abschlagszahlung kommt dabei in verschiedenen Bereichen zum Einsatz. Im Alltag kennen wir Abschlagszahlungen beispielsweise von Nebenkosten im Mietverhältnis oder auch der Stromversorgung. So werden in beiden Fällen monatliche Abschläge berechnet, damit am Ende der Leistungsperiode keine horrende Rechnung auf den Kunden wartet. Nach Beendigung des Leistungszeitraums wird eine Schlussrechnung erstellt, von der die Abschlagszahlungen abgezogen werden.

Doch auch in der Baubranche ist es üblich mit Abschlagszahlungen zu arbeiten. So werden die Gesamtkosten nicht auf einen Schlag fällig, sondern nach verschiedenen Bauphasen in einzelnen Teilzahlungen erbracht.

Ein weiterer Bereich, in dem eine Abschlagszahlung zur Anwendung kommen kann, ist im Angestelltenverhältnis. So können Arbeitnehmer:innen mit ihren Arbeitgeber:innen eine Abschlagszahlung ihres Lohns oder Gehalts vereinbaren. Diese Zahlung wird im täglichen Sprachgebrauch allerdings eher als Vorschuss oder Vorauszahlung bezeichnet.

Abschlagszahlungen bei Lohn und Gehalt

Generell gilt, dass eine Teilzahlung nur dann erfolgen kann, wenn bereits die Leistung erbracht und noch nicht abgerechnet ist. Zum Einsatz kommt diese Abschlagszahlung in der Regel bei schwankenden Bezügen wie dem Leistungslohn.

Nicht zu verwechseln ist die Abschlagszahlung bei Lohn und Gehalt jedoch mit dem Vorschuss. Auch wenn dieser umgangssprachlich gerne als solcher bezeichnet wird, gibt es einen elementaren Unterschied zwischen einer Abschlagszahlung und einem Vorschuss. Wie beschrieben kann ein Abschlag nur auf bereits geleistete Arbeit gezahlt werden. Ein Vorschuss hingegen erfolgt auf noch nicht erbrachte Arbeitsleistung.

Was ist der Vorteil einer Abschlagszahlung?

Abschlagszahlungen kommen dann zum Einsatz, wenn eine Splittung der Gesamtkosten in eine oder mehrere Teilzahlungen Sinn macht. Sie verringern dabei das Risiko für Auftraggeber:in und Auftragnehmer:in.

Bei größeren Projekten können mehrere Leistungsphasen gegebenenfalls sogar mit verschiedenen Leistungserbringern definiert werden. Durch Teilzahlungen können Auftragnehmer:innen ihre Leistung vorfinanzieren und ihren Betrieb somit vor Nicht-Zahlung der Auftraggeber:in schützen. Doch auch Auftraggeber:innen haben einen entscheidenden Vorteil bei der Inanspruchnahme von Abschlagszahlungen: Die finanzielle Belastung fällt geringer aus. Auch wenn das benötigte Budget eingeplant ist, begünstigen Teilzahlungen die Liquidität von Unternehmen. Besonders kleine oder junge Betriebe können von dieser finanziellen Splittung profitieren.

Wie berechnet sich die Höhe der Abschlagszahlung?

Die Höhe einer zulässigen Abschlagszahlung wird durch das Bürgerliche Gesetzbuch geregelt: Sie richtet sich nach dem bisher erbrachten Leistungswert. Konkret bedeutet das, dass die Höhe der Abschlagszahlung dem tatsächlichen Wert der Leistung entsprechen muss.

Was muss bei einer Abschlagszahlung berücksichtigt werden?

Kennzeichnungspflicht
Eine Abschlagszahlung muss eindeutig als diese gekennzeichnet werden. Dazu müssen sämtliche Pflichtangaben vorhanden sein, die auch auf Rechnungen zu finden sind.

Rechtlicher Rahmen
Rechtliche Grundlage für eine Abschlagszahlung ist § 632a des Bürgerlichen Gesetzbuches. Dieser Paragraf regelt zudem die Höhe der zu erbringenden Teilzahlung.

Voraussetzungen
Damit eine Abschlagszahlung erfolgen kann, muss diese klar aufzeigen, welche Leistungen erbracht worden sind und verrechnet werden sollen. Die Höhe muss der gesetzlichen Regelung entsprechen und die bisherigen Leistungen müssen frei von Mängeln sein.

Wie muss eine Abschlagszahlung versteuert werden?

Die Abschlagszahlung muss regulär versteuert werden. Das bedeutet: Wie bei jeder anderen Rechnung greifen die üblichen Steuersätze und Regelungen. Wer nicht unter §19 Kleinunternehmerregelung fällt muss die Umsatzsteuer an die Finanzbehörden abführen. Maßgebend ist hier immer der derzeitig gültige Mehrwertsteuersatz. Sollte sich während des Gesamtzeitraums eine Änderung des Steuersatzes ergeben, muss das in der Schlussrechnung deutlich kennbar gemacht werden.

Wie müssen Abschlagszahlungen in der Schlussrechnung berücksichtig werden?

Am Ende der Leistungsperiode oder des Projektes wird die finale Schlussrechnung fällig. Nun werden alle entstandenen Kosten aufgelistet und mit den bisherigen Teilzahlungen verrechnet. Die Differenz wird anschließend in Rechnung gestellt und vom Auftraggeber:in beglichen.

Wichtig dabei ist, dass in der Schlussrechnung alle Posten vollständig aufgeführt sind:

• Sämtliche Teilleistungen und Entgelte der Gesamtkosten
• Bisherige Abschlagszahlungen mit zugehörigen Steuerbeträgen
• Restbetrag und Umsatzsteuer

Häufige Fragen

Was ist eine Abschlagszahlung?

Eine Abschlagszahlung ist eine Teilzahlung über bereits erbrachte Leistungen. Diese wird am Ende in der Schlussrechnung berücksichtigt und ist in § 632a BGB geregelt.

Warum werden Abschlagszahlungen fällig?

Abschlagszahlungen bieten Auftraggeber:innen und Auftragnehmer:innen verschiedene Vorteile und senken dabei für beide Parteien potentielle Risiken. Ein wichtiger Vorteil ist dabei die finanzielle Sicherheit. Auftraggeber:innen belasten ihre Liquidität weniger und Auftragnehmer:innen können ihre Leistungen vorfinanzieren.

Wie werden Abschlagszahlungen versteuert?

Die Abschlagszahlung wird regulär, wie jede andere Rechnung auch, versteuert. Es muss also die Umsatzsteuer ausgewiesen und an das Finanzamt abgeführt werden.

Wo sind Abschlagszahlungen üblich?

In der Regel finden sich Abschlagszahlungen bei Nebenkosten in Mietverhältnissen oder bei größeren Projekten wieder. So erfolgt die Abrechnung der Nebenkosten in Abschlägen und auch bei z.B. Bauvorhaben werden mit den einzelnen Dienstleistern Abschlagszahlungen entsprechend der Bauphasen vereinbart.

Ist eine Abschlagszahlung dasselbe wie eine Anzahlung?

Nein, eine Abschlagszahlung ist eine Teilzahlung, die nach der Erbringung einer Teilleistung fällig wird. Eine Anzahlung wird bereits vor der Leistungserbringung geleistet.

Was ist der Unterschied zwischen Anzahlungsrechnung und Abschlagsrechnung?

Was genau ist eine Abschlagszahlung?

Ist eine Abschlagszahlung eine Vorauszahlung?

Wann muss eine Abschlagszahlung bezahlt werden?