Warum sehe ich nicht alle Teilnehmer in Teams?

NEU! PowerPoint Referentenansicht mit einem Monitor nutzen

Gerade in Großraumbüros führt häufig kein Weg daran vorbei den Laptop mit in einen ruhigen Besprechungsraum zu nehmen, um die Präsentation ungestört halten zu können.

Hierbei möchten viele Microsoft Teams Nutzer die Referentenansicht während der Übertragung der Präsentation verwenden. Was bisher eine nicht lösbare Anforderung war, ist seit neuestem mit Microsoft Teams möglich.

Dazu müssen Sie vor dem Teilen des Bildschirms zunächst die Präsentation starten und im Anschluss nur das Fenster der Übertragung als zu übermittelndes Element auswählen. Anschließend können Sie nach einem rechten Mausklick in die Bildschirmpräsentation die Option „Referentenansicht“ auswählen.

Für die anderen Teilnehmer der Microsoft Teams Besprechung ändert sich dadurch nichts, diese sehen weiterhin die übertragene Präsentation. Ihr Bildschirm wechselt allerdings zur Referentenansicht, wodurch Sie sämtliche Notizen einsehen und die Präsentation wie gewohnt halten können.

Störende Ansagen vermeiden

Wenn sich ein Teilnehmer mit dem Telefon in ein Microsoft Teams Meeting einwählt kommt es in den Standardeinstellungen zu einer akustischen Ankündigung. Gerade in größeren Meetings mit mehreren Teilnehmern kommt es regelmäßig vor, dass die Einwahl mit Telefon stattfindet.

Dies kann den Vortragenden allerdings durchaus stören, weshalb es hier Sinn machen kann, die Ankündigungen zu deaktivieren. Dazu klicken Sie auf den betroffenen Termin und wählen im oberen Bereich die Option „Besprechungsoptionen“. Anschließend öffnet sich ein neues Browserfenster, in dem Sie verschiedene Besprechungseinstellungen für das Microsoft Teams Meeting durchführen können.

Deaktivieren Sie hier die Option „Ankündigen, wenn Anrufer beitreten oder verlassen“, um zukünftig keine akustische Mitteilung mehr zu erhalten.

Video mit Ton teilen

Eine regelmäßig aufkommende Schwierigkeit bei Online-Meetings ist das Abspielen von Videos mit Ton in Onlinekonferenzen. Daher hat Microsoft Teams in einem neuen Update diese Funktion gezielt mit hinzugefügt.

Damit Sie Videos in Microsoft Teams mit Ton abspielen können müssen Sie lediglich in dem Bereich der sich nach dem Klick auf den Button zum Teilen des Bildschirms oben Links die Option „Computer Sound einschließen“ auswählen. Wenn Sie jetzt ein Video abspielen wird der Sound an die Betrachter mit übertragen.

Veränderung – Neue Unterhaltung starten

Microsoft Teams hat seine Benutzeroberfläche in Hinsicht auf die Erstellung von neuen Unterhaltungen überarbeitet.

Zuvor bestand das Problem, dass Nutzer neue Unterhaltungen begonnen haben, obwohl sie auf eine bestehende Unterhaltung antworten wollten.

Microsoft Teams stellt damit ihren Vorteil gegenüber anderen Messaging Diensten weiter heraus. Einzelne Nachrichten sollen gerade nicht eine nach der anderen chronologisch in einem Feed gepostet werden, sondern sich explizit auf einzelne Unterhaltungen beziehen und damit eine unmittelbare Zuordenbarkeit ermöglichen.

Das Eingabefenster für eine neue Unterhaltung ist daher hinter den Button „Neue Unterhaltung“ etwas umständlicher aber auch eindeutiger verlegt worden.

New Meeting Experience

Mit der neuen Besprechungserfahrung möchte Microsoft Online Meetings weiter optimieren und nutzerfreundlicher gestalten.

Eine der Hauptänderungen ist eine Umpositionierung der Bedienleiste. Diese befand sich ursprünglich innerhalb des übertragenen Bildes und konnte so unter Umständen wichtige Inhalte verdecken. Diese Bedienleiste wird nun in einen dedizierten Bereich am oberen Rand des Fensters verlegt, wo keine Inhalte mehr verdeckt werden.

Zusätzlich besteht nun die Möglichkeit das Besprechungsfenster von Teams zu lösen und frei auf dem Bildschirm zu bewegen. Damit wird eine parallele Bearbeitung von Dokumenten während einer Besprechung stark vereinfacht.

Diese Neue Besprechungserfahrung muss von Ihnen manuell aktiviert werden. Dazu klicken Sie auf den Pfeil neben Ihrem Profilbild und rufen die Einstellungen auf. Innerhalb der Allgemeinen Einstellungen setzen Sie Ihren Haken bei „Neue Besprechungserfahrung aktivieren.“.

Innerhalb der kommenden Wochen wird Microsoft Teams noch weitere neue Features in diesem Bereich veröffentlichen, über die wir Sie natürlich gerne informieren.

Kontextsensitive Suche in Kanälen und Chats

Die kontextsensitive Suchfunktion erleichtert das Finden von Nachrichten und Informationen, besonders bei der Mitgliedschaft in einer Vielzahl von Teams und Kanälen.

Die kontextsensitive Suchfunktion in Microsoft Teams reduziert die angezeigten Ergebnisse dabei auf die Ergebnisse, die nur in einem bestimmten Kanal gefunden wurden.

Damit die kontextsensitive Suchfunktion eingesetzt werden kann navigieren Sie in den Kanal, den Sie durchsuchen möchten und drücken die Tasten Strg + F.

In der oberen Suchleiste geben Sie anschließend die Begriffe ein, nach denen Sie im Kanal suchen möchten. Die Suche beschränkt sich dabei ausschließlich auf den Kanal den Sie ausgewählt haben, wodurch Sie deutlich gezielter genau das finden, was Sie finden möchten.

Live-Ereignisse

Live-Ereignisse stellen in Microsoft Teams eine Sonderform der Online Besprechungen dar. Dabei wird die Übertragung an eine große Anzahl von Personen deutlich vereinfacht.

Besonders geeignet sind die Microsoft Teams Live-Ereignisse zum Beispiel für die Übertragung von Schulungen, Produktvorstellungen, Pressekonferenzen, Online Seminare etc..

In den Live-Ereignissen wird zwischen drei Rollen unterschieden.

Teilnehmer: Der Teilnehmer kann das Ereignis verfolgen und Fragen stellen. Eine Übertragung des Tons oder eigenen Bildes ist für Teilnehmer nicht möglich.

Referent: Der Referent kann seine Inhalte teilen und den Fragen & Antworten Bereich moderieren. Innerhalb eines Live Ereignisses kann es mehrere Referenten geben.

Produzent: Der Produzent dirigiert das Live Ereignis und entscheidet was zu welchem Zeitpunkt gesendet wird. Damit kann er den unterschiedlichen Referenten genau dann die Sendeberechtigung geben, wann er diese benötigt. Darüber hinaus verfügt er über sämtliche Funktionen wie ein Referent.

Um ein Live-Ereignis in Microsoft Teams zu erstellen klicken Sie in Teams auf den Kalender. Oben rechts im Kalender klicken Sie bei „Neue Besprechung“ auf den Pfeil nach unten.

Hier finden Sie die Option, um ein neues „Liveereignis“ zu erstellen.

In dem erscheinenden Fenster können Sie sämtliche Informationen für das Live-Ereignis hinzufügen. Auf der rechten Seite des Fensters haben Sie die Möglichkeit Referenten einzuladen. Für jede hinzugefügte Person können Sie auswählen ob es sich dabei um einen Referenten oder Produzenten handeln soll.

Die Teilnehmer des Live-Ereignisses können ebenfalls eingeladen werden, benötigen allerdings zusätzlich einen Link, um auf das Live-Ereignis zugreifen zu können.

Nach einem Klick auf „Weiter“ haben Sie die Möglichkeit auszuwählen, ob das Live-Ereignis in Microsoft Teams nur für Mitglieder der Organisation, nur für einzelne Personen und Gruppen oder komplett öffentlich stattfinden soll.

Nach einem Klick auf „Planen“ ist das Live-Ereignis angelegt und kann zur Übertragung verwendet werden.

Hand heben

Die Hand heben Funktion ist eine neuere Funktion von Microsoft Teams und ermöglicht eine Erweiterung der Kommunikation innerhalb von größeren Teambesprechungen.

Um die Hand zu heben, müssen Sie in der unteren Funktionsleiste auf das Handzeichen klicken. Hierdurch wird in der Teilnehmerübersicht neben Ihrem Namen eine Hand angezeigt.

Durch einen erneuten Klick auf die Hand in Ihrer Microsoft Teams Funktionsleiste können Sie die Hand wieder senken. Diese Möglichkeit hat auch der Leiter der Besprechung.

Die Hand heben Funktion von Microsoft Teams kann zu mehreren Zwecken verwendet werden:

1. Interesse zur Wortmeldung bekunden

Moderatoren haben die Möglichkeit die Besprechung besser zu strukturieren, wenn sich diejenigen mittels Handzeichen melden, die sich zum besprochenen Thema äußern wollen. Nachdem sich die Nutzer gemeldet und ihre Punkte zum Ausdruck brachten, kann der Leiter der Besprechung anschließend die Hand des Teilnehmers senken und damit die Übersicht behalten.

1. Abstimmungen durchführen

Sollte es innerhalb der Besprechung zu einer Abstimmung kommen, können mit Handzeichen Zustimmungen der Teilnehmer gezählt werden. Damit kann schnell und unkompliziert zu einer demokratischen Entscheidung gefunden und die Besprechungsdauer reduziert werden.

Die Hand heben Funktion von Microsoft Teams schließt damit eine Lücke die zuvor bestanden hat und erweitert das Leistungsspektrum weiter.

Chat-Fenster lösen 

Häufig kommt es zu der Situation, wo Sie neben der Bearbeitung von Dokumenten ebenfalls einen aktiven Chat in Microsoft Teams verfolgen müssen.

Durch die Möglichkeit das Chat Fenster abzulösen können Sie beides zur gleichen Zeit durchführen.

Um ein Chat Fenster in Microsoft Teams zu lösen klicken Sie innerhalb des Chatfensters oben rechts auf das rechteckige Symbol mit einem Pfeil, der aus der oberen rechten Ecke ragt. Alternativ können Sie ebenfalls in Ihrer Chatübersicht links neben den drei Punkten auf selbiges Zeichen klicken.

Dadurch öffnet sich ein eigenes Chatfenster, das Sie nun variabel auf Ihrem Desktop bewegen können. Dadurch haben Sie die Möglichkeit zum einen aktive Chats weiter zu verfolgen aber zum anderen auch andere Dokumente in Microsoft Teams zu bearbeiten.

Die Chatfenster können zu jeder Zeit wieder geschlossen werden, ohne dabei Nachrichten zu verlieren. Den Chatverlauf finden Sie wie gewohnt in Ihrer Chat Übersicht in Teams.

Individuelle Hintergrundbilder einstellen

Neben der Weichzeichnung des Hintergrunds bietet Microsoft Teams ebenfalls die Darstellung von Bildern im Hintergrund an. Obwohl es noch keine offizielle Funktion zur Einblendung eigener Bilder gibt, können mit einem kleinen Trick auch eigene Bilder als Hintergrund angezeigt werden.

Um dies zu erreichen müssen Sie einen Ordner öffnen und zu diesem Pfad navigieren:

C:UsersNUTZERNAMEAppDataRoamingMicrosoftTeamsBackgroundsUploads

Hier können Sie die Bilder hochladen, die sie zu als Hintergrund für Ihre Microsoft Teams Meetings verwenden möchten. Nachdem Sie das Bild in den Ordner geladen haben, müssen Sie Microsoft Teams neu starten und verfügen dann über die Möglichkeit es als Ihren Hintergrund auszuwählen.

Sie werden den Hintergrund spiegelverkehrt sehen, lassen Sie sich von diesem Umstand nicht abschrecken, für Ihre Gesprächspartner wird der Hintergrund korrekt angezeigt.

Eingehendes Video deaktivieren

Bei Microsoft Teams können Sie nicht nur mit dem Computer an Besprechungen teilnehmen, sondern haben ebenfalls die Möglichkeit sich mit Ihrem Smartphone einzuwählen. Hierbei kommt es allerdings, gerade bei der Verwendung der mobilen Daten, häufig zu einer schlechten Übertragungsqualität und einem erhöhten Verbrauch Ihres Datenvolumens.

Dies liegt in vielen Fällen daran, dass neben einer Sprach- ebenfalls eine Bildübertragung stattfindet. Diese können Sie allerdings einfach deaktivieren, indem Sie auf die drei Punkte neben dem roten Telefonhörer klicken und dann auf „Eingehendes Video deaktivieren“ klicken.

Dadurch findet keine Bildübertragung mehr statt, Sie sparen Bandbereite und die Kollegen in der Besprechung können Sie besser verstehen.

Umfragen

Sie können die Interaktion in Gruppenunterhaltungen deutlich steigern und die Zeit bis zur Entscheidungsfindung in Microsoft Teams deutlich senken, indem Sie Umfragen einsetzen.

Mit Umfragen können Sie in bestehenden Chats oder Gruppenunterhaltungen Multiple Choice Umfragen hinzufügen, die jeder Teilnehmer der Unterhaltung beantworten kann.

Eine Umfrage können Sie in Ihren Teams-Chat hinzufügen, indem Sie über die drei Punkte unterhalb des Texteingabefensters klicken und auf „Forms“ klicken. Sollte Ihnen Forms nicht angezeigt werden, müssen Sie dies nur in das Suchfeld schreiben.

Anschließend werden Sie gefragt, ob Sie Forms hinzufügen möchten. Dies bestätigen Sie, wodurch Sie zukünftig schneller direkt über ein Symbol unterhalb des Texteingabefensters in Microsoft Teams auf diese Funktion zugreifen können.

Im nun angezeigten Fenster können Sie eine Frage formulieren und die verschiedenen Antwortmöglichkeiten darunter hinzufügen. Über den Punkt „Option hinzufügen“ können Sie weitere Antwortmöglichkeiten hinzufügen, wodurch die Umfrage beliebig lang werden kann.

Sollten Sie mehrere Antworten zulassen wollen, können Sie dies über den Schalter neben dem Text „Mehrere Antworten“ zulassen aktivieren.

Mit einem finalen Klick auf „Weiter“ können Sie sich Ihre Umfrage noch einmal in der Vorschau betrachten. Erst mit einem Klick auf „Veröffentlichen“ wird die Umfrage in die Unterhaltung eingefügt. Sie können Live nachverfolgen wie abgestimmt wird und erhalten hinterher ein konkretes Stimmungsbild.

E-Mail an Kanäle in Microsoft Teams senden

Auch wenn die Kommunikation im eigenen Unternehmen mit Microsoft Teams immer agiler wird, kommen noch immer interessante oder wichtige Informationen via E-Mail, die für die Kollegen interessant sein könnten.

In Microsoft Teams können diese Informationen leicht mit Kanälen in Microsoft Teams geteilt werden. Dazu klicken Sie einfach neben einen Kanal auf die drei Punkte und klicken auf E-Mail-Adresse abrufen.

Ihnen wird dann eine E-Mail-Adresse angezeigt, an die Sie die E-Mail senden können. Der Inhalt der E-Mail wird anschließend innerhalb des Kanals angezeigt und sämtliche Teammitglieder können darauf zugreifen.

In Microsoft Teams hat jedes Team eine eigene E-Mail-Adresse, die zum gezielten Empfang der E-Mails verwendet werden kann.

Stickers und Memes

Obwohl Microsoft Teams eine Plattform für Unternehmen ist und die Steigerung des Unternehmenserfolgs im Vordergrund steht, muss der Spaß nicht in Vergessenheit geraten. So ist es einfach möglich individualisierte Memes in Unterhaltungen einzubauen.

Dazu klicken Sie in Teams unterhalb des Texteingabefeldes auf den Smiley auf dem Post-It neben dem GIF Symbol. Dadurch öffnet sich eine Auswahl verschiedener Grafiken, die zur Kommentierung des aktuellen Geschehens oder bestimmter Nachrichten verwendet werden können.

Durch einen Klick auf „Meme“ in der Auswahl erhalten Sie Zugriff auf einige vorgefertigte Memes, die mit Ihren Texten versehen werden können. Zudem haben Sie aber auch die Möglichkeit eigene Bilder hochzuladen und damit komplett individuelle Memes zu erstellen.

Mit dieser Funktion bringen Sie auf jeden Fall etwas frischen Wind in die Unterhaltungen in Microsoft Teams.

Alle meine Aufgaben anzeigen, kopieren und verschieben

Eine Herausforderung, die bei der Arbeit mit Microsoft Teams regelmäßig auftritt, ist die Verwaltung der eigenen Aufgaben. Diese sind teilweise über unterschiedliche Teams und Gruppen verteilt, sodass die Übersicht schnell verloren gehen kann.

Ein wenig versteckt gibt es in Microsoft Teams allerdings die Möglichkeit sämtliche Aufgaben übersichtlich aufzuschlüsseln. Dazu klicken Sie in der linken vertikalen Leiste auf die drei Punkte und anschließend auf Planner.

Als nächstes öffnet sich eine Übersicht sämtliche Aufgaben sortiert nach dem Status der Aufgabenbearbeitung. Mit einem Klick oben rechts im Teams-Fenster auf „Gruppieren nach Status“ öffnen sich weitere Sortierungsoptionen.

Sie können sich Ihre Aufgaben damit ebenfalls nach dem Plan sortieren, dem die Aufgaben zugeordnet sind, dem Fälligkeitsdatum oder der Priorität.

In dieser Ansicht haben Sie auch die Möglichkeit einzelne Aufgaben zu kopieren und sie beispielsweise einem anderen Plan zuzuordnen. Die Aufgabenverwaltung von Microsoft Teams wird dadurch deutlich einfacher und übersichtlicher.

Videos live untertiteln

Aktuell leider nur in der englischen Sprache verfügbar besteht in Microsoft Teams die Möglichkeit Besprechungen in Echtzeit mit Untertiteln zu versehen. Das gesprochene wird dabei mit nur sehr geringer Verzögerung ebenfalls geschrieben dargestellt.

Menschen mit einem verminderten Hörvermögen oder anderen Einschränkungen wird die Teilnahme an Besprechungen damit deutlich vereinfacht und die Zugänglichkeit der Informationen erhöht.

Um die Live Untertitel in Microsoft Teams Besprechungen zu starten klicken Sie innerhalb einer Besprechung auf die drei Punkte in der unteren Funktionszeile. Anschließend klicken Sie auf „Liveuntertitel aktivieren“.

Wann die Untertitelung in der deutschen Sprache verfügbar sein wird ist zum jetzigen Zeitpunkt noch unklar, wir gehen allerdings davon aus, dass an einer derartigen Lösung aktuell gearbeitet wird und diese Funktion in den nächsten Monaten auch für die deutsche Sprache verfügbar sein sollte.

Nachrichten in mehrere Kanäle posten

Wenn auch selten, kann es durchaus vorkommen, dass eine Nachricht nicht nur in eine Gruppe, sondern in mehreren Gruppen in Microsoft Teams veröffentlicht werden sollen. Statt die selbe Nachricht zu kopieren und einzeln in die verschiedenen Kanäle zu schreiben, kann eine Nachricht direkt in mehreren Gruppen veröffentlicht werden.

Dazu klicken Sie innerhalb einer Gruppe unter dem Texteingabefeld auf das „A“ mit dem Pinsel. Es öffnet sich ein Texteditor. Oben im Texteditor klicken Sie auf „In mehreren Kanälen posten“. Anschließend können Sie sämtliche Kanäle auswählen, in denen die Nachricht veröffentlicht werden soll.

Die Nachricht wird dabei immer als alleinstehende Nachricht veröffentlicht. Das bedeutet, dass eine Antwort in Kanal A nicht auch als Antwort in Kanal B gesehen wird. Dadurch können auch Informationen für Personen mit unterschiedlichen Berechtigungen weiterhin kontrolliert und eine unabsichtliche Verbreitung von Informationen vermieden werden.

Aufgabenlisten (Planner) einem 1-1 Chat hinzufügen

Eine direkte Einbindung des Planners in einen Chat mit einem Kollegen ist leider nicht möglich, mit einem Work-Around ist es allerdings möglich Aufgaben zu einem 1-1 Chat mit einem Kollegen in Microsoft Teams hinzuzufügen.

Dazu müssen Sie zunächst die Planner App im Webbrowser Ihrer Wahl öffnen. Dies machen Sie, indem Sie innerhalb der Planner App in Microsoft Teams auf „Info“ klicken und dort auf „Website“.

In der Webapp können Sie nun einen eigenen Plan für sich und Ihren Kollegen anlegen. Von diesem Plan müssen Sie die URL kopieren.

Innerhalb des Microsoft Teams Chats mit Ihrem Kollegen klicken Sie nun in der oberen Zeile auf das Pluszeichen und fügen eine Website hinzu. Diese Registerkarte können Sie beispielsweise Aufgaben nennen und in das URL-Feld die soeben kopierte URL der Webapp einfügen.

In der Registerkarte sehen Sie nun eine Live-Version des Planners in der Webapp und können auch genauso mit ihr navigieren. Damit schaffen Sie es die Planner Aufgabenverwaltung in Chats von Microsoft Teams hinzuzufügen.

Teams und Kanäle sortieren

Mit der Unternehmensgröße wächst ebenfalls die Anzahl an Kanälen, in denen man Mitglied ist. Hier die Übersicht zu bewahren kann schnell zur Herausforderung werden.

Es gibt allerdings Möglichkeiten die einzelnen Kanäle oder Teams zu gruppieren und damit mehr Ordnung zu erhalten.

Grundsätzlich gibt es drei Kategorien in die einzelne Teams oder Kanäle zugewiesen werden können: Angeheftet, Ihre Teams und Ausgeblendete Teams.

Sobald Sie einem Team beitreten befindet sich dieses standardmäßig in „Ihre Teams“. Über einen Klick auf die drei Punkte neben einem Team können Sie dieses ausblenden. Damit erscheint er nur noch unter der Kategorie „Ausgeblendete Teams“.

Dies macht vor allem für Teams Sinn, wo Sie ab und an relevante Inhalte erhalten, aber im Tagesgeschäft selten beteiligt sind.

Über die drei Punkte neben einem Kanal können Sie diesen anheften. Hierdurch wird dieser immer im oberen Bereich der Liste dargestellt.

Anheften sollten Sie nur die wichtigsten Kanäle, die Sie täglich benötigen und damit immer einen schnellen Zugriff gewährleisten können.

Mit diesen drei Kategorien lassen sich Ihre Mitgliedschaften in relevante Segmente unterteilen und die Übersicht auch bei einer großen Anzahl von Teams bewahren.

Ankündigungen erstellen

Ankündigungen in Microsoft Teams unterscheiden sich von den standardmäßigen Nachrichten in Kanälen dadurch, dass Sie über einen eigenen Überschriftenbanner verfügen und dadurch deutlich mehr Aufmerksamkeit auf sich ziehen.

Sie können diese Ankündigungen verwenden, um den Mitgliedern der Kanäle wichtige Änderungen, Neuigkeiten oder Anweisungen mitzuteilen.

Um eine Ankündigung zu verfassen klicken Sie unterhalb des Texteingabebereichs innerhalb Microsoft Teams auf das kleine „A“ mit Pinsel darunter. Dadurch öffnet sich ein Texteditor, in dem Sie links oben auf „Neue Unterhaltung“ klicken. In dem sich ausfahrenden Drop Down Menü klicken Sie anschließend auf „Ankündigung“.

Dadurch ändern sich die Möglichkeiten der Interaktion mit dem Textfeld. Sie haben die Möglichkeit eine Überschrift hinzuzufügen und diese Überschrift mit einem individuellen Hintergrundbild zu versehen. Dazu klicken Sie im Überschriften-Bereich rechts unten auf das Hintergrundbild Icon.

In dem sich neu öffnenden Fenster können Sie ein Bild hochladen, das anschließend im Hintergrund der Überschrift ihrer Ankündigung innerhalb Microsoft Teams angezeigt wird.

Smartphone-Bildschirm teilen

Über Microsoft Teams ist es nicht nur möglich den Bildschirm des Computers zu übertragen, sondern auch der Bildschirm des Smartphones kann übertragen werden. Dadurch können zum Beispiel Dateien, Bilder und Präsentationen, die sich auf dem Smartphone befinden, in einer Online-Besprechung geteilt werden oder innerhalb eines Meetingraums bequem über den Beamer an die Wand projiziert werden.

Alles was dazu nötig ist, ist die Microsoft Teams App auf dem Smartphone. Sobald Sie an einer Besprechung Teilnehmen können Sie mit einem Klick auf die drei Punkte im unteren Bereich der App Ihren Bildschirm, Ihre Präsentation oder Fotos teilen.

Den Bildschirm des Smartphones in Microsoft Teams oder innerhalb von Besprechungen teilen zu müssen kommt zwar in der Regel selten vor, in den einzelnen Fällen wo es nötig ist, ist es allerdings eine sehr bequeme Möglichkeit dies zu erreichen.

Private Kanäle einrichten

Üblicherweise sind sämtliche Kanäle eines Teams für alle Mitglieder des Teams in Microsoft Teams einsehbar. Dies kann aus unterschiedlichen Gründen und je nach Organisation des Unternehmens allerdings nicht immer gewünscht sein.

Daher hat Microsoft ebenfalls die Funktion eingefügt private Kanäle hinzuzufügen. In diesen privaten Kanälen können nur Mitglieder Einsicht nehmen, die aktiv vom Besitzer des Kanals eingeladen wurden. Dadurch kann der Zugriff zu unterschiedlichen Dateien und Informationen sehr gezielt gesteuert werden.

Damit ein privater Kanal erstellt werden kann muss der Teambesitzer über die drei Punkte neben dem Team einen neuen Kanal hinzufügen. Im Fenster zur Erstellung des Kanals kann im Datenschutzbereich die Option „Privat“ ausgewählt werden.

Sobald die Auswahl mit „Weiter“ bestätigt wurde, können die einzelnen Mitglieder in den privaten Kanal hinzugefügt werden.

Hintergrund in Teams weichzeichnen

Gerade im Homeoffice möchte man nicht allen Teilnehmern einer Besprechung zeigen, was sich hinter einem befindet. Dazu bietet Microsoft Teams die Möglichkeit an, den Hintergrund Weich zu zeichnen oder mit anderen Hintergründen unkenntlich zu machen.

Um Ihren Hintergrund unkenntlich zu machen klicken Sie innerhalb einer laufenden Besprechung auf die drei Punkte und anschließend auf „Hintergrundeffekte einblenden“. Dadurch öffnen sich die Hintergrundeinstellungen auf der rechten Seite des Bildschirms.

Hier können Sie oben rechts den Weichzeichnungseffekt auswählen oder zahlreiche weitere Hintergrundeffekte, die etwas mehr Leben in eine Microsoft Teams Besprechung bringen können.

Neben den zahlreichen voreingestellten Hintergründen können Sie ebenfalls eigene Hintergründe hinzufügen. Dazu haben wir ein kurzes Tutorial vorbereitet: Eigene Hintergründe in Microsoft Teams anlegen.

Kollegen mit Mentions erwähnen

Mit sogenannten Mentions können Sie einzelnen Kollegen oder auch ganzen Teams aktiv eine Benachrichtigung zukommen lassen, sobald diese in einer Unterhaltung erwähnt wurden oder mit einbezogen werden sollen.

Um Mitarbeiter mit Mentions auf eine Unterhaltung aufmerksam zu machen fangen Sie einfach an den Namen des Kollegen in das Texteingabefeld zu schreiben. Es öffnet sich nach den ersten Buchstaben eine Ansicht wo der Kollege ausgewählt werden kann. Klicken Sie auf den jeweiligen Mitarbeiter, erscheint sein Name in anderer Farbe im Texteingabefeld. Sobald die Nachricht abgesendet ist bekommt er eine Benachrichtigung.

Damit Sie ganze Teams auf eine Unterhaltung aufmerksam machen können müssen Sie ein „@“ Zeichen vor der Nennung des Teamnamens hinzufügen. Genau wie bei der Hinzufügung einer Mention für einen Mitarbeiter erscheint auch hier der Name des Teams in einer kleinen Ansicht und wird bei einem Klick darauf in das Texteingabefeld vollständig hinzugefügt.

Mentions eignen sich besonders gut, um Kollegen auf wichtige Nachrichten oder Bekanntmachungen hinzuweisen und eine zeitnahe Reaktion zu erwirken.

Kollegen mithilfe von Teamcodes einladen

Damit Kollegen einzelne Teams schneller, und ohne die Suchfunktion bemühen zu müssen, finden können, bietet sich die Weitergabe eines Teamcodes an. Mithilfe eines Teamcodes können die Kollegen direkt über die Funktion „Einem Team mit einem Code beitreten“, die sich nach einem Klick auf „Team beitreten oder erstellen“ zeigt, beitreten.

Damit Sie den Teamcode eines Teams finden können, klicken Sie neben einem Team auf die drei Punkte und klicken anschließend auf „Team verwalten“. In der Teamverwaltung klicken Sie auf „Einstellungen“. Innerhalb der Einstellungen finden Sie den Punkt „Teamcode“ nach einem Klick darauf haben Sie die Möglichkeit einen individuellen und einmaligen Teamcode zu erstellen.

Diesen müssen Sie im Anschluss nur noch kopieren und an Ihre Kollegen weitergeben. Diese können dem Team nun direkt und ohne Unsicherheiten oder Unklarheiten beitreten.

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Wie kann ich bei Microsoft Teams Alle Teilnehmer sehen?

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