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Nebenkosten und Betriebs-kosten richtig umlegen© fizkes / iStockAls Vermieter:in müssen Sie einmal pro Jahr eine Nebenkostenabrechnung erstellen. Erfahren Sie hier, welche Ausgaben Sie auf Mieter:innen umlegen dürfen und wie Sie diese richtig abrechnen. Nebenkosten abrechnen: Das Wichtigste auf einen Blick
Hinweis: Dieser Ratgeber richtet sich an Vermieter:innen. Sind Sie Mieter:in? Dann finden Sie hier Tipps zur Nebenkostenabrechnung. Umlagefähige Nebenkosten: Diese 17 Posten dürfen Sie an Mieter:innen weiterreichen
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Instandhaltung vs. Schönheitsreparaturen Als Vermieter:in dürfen Sie kleinere Reparaturen (sog. Schönheitsreparaturen) auf ihre Mieter:innen übertragen. Dazu zählen Schäden von bis zu 75 Euro. Größere Modernisierungen müssen Sie selbst zahlen, zum Beispiel die Erneuerung der Heizungsanlage. Sie dürfen diese Kosten zwar nicht über die Betriebskostenabrechnung geltend machen, dafür aber die Miete erhöhen. Nebenkosten im MietvertragFühren Sie die Nebenkosten im Mietvertrag auf – ansonsten gelten sie bereits mit der Miete abgegolten. Bei der Formulierung haben Sie zwei Möglichkeiten:
In Ausnahmefällen dürfen Sie die Liste der Nebenkosten verlängern. Als Faustregel gilt: Sämtliche regelmäßige Kosten, die für Vermieter:innen anfallen, dürfen in vielen Fällen an die Mieter:innen weitergereicht werden. Betriebskostenpauschale als Alternative Anstatt einer Betriebskostenvorauszahlung können Sie im Mietvertrag auch eine Pauschale vereinbaren. Mieter:innen zahlen einen bestimmten Betrag, der alle Nebenkosten abdeckt. Der tatsächliche Verbrauch oder andere Verteilerschlüssel spielen keine Rolle – mit einer Ausnahme: Heizung und Warmwasser müssen gemäß der Heizkostenverordnung nach Verbrauch abgerechnet werden. Nebenkosten richtig abrechnen: So funktioniert’sDie Nebenkostenabrechnung muss inhaltlich und formell richtig sein. Ansonsten können Mieter:innen sie anfechten. Erfahren Sie hier, worauf Sie bei der Abrechnung achten sollten. Was muss die Nebenkostenabrechnung enthalten?Damit die Nebenkostenabrechnung formell korrekt ist, muss Sie folgende Punkte enthalten:
Kostenlose Vorlage für die BetriebskostenabrechnungEine Nebenkostenabrechnung muss bestimmte Kriterien erfüllen, um rechtsgültig zu sein. Unsere kostenlose Mustervorlage enthält alle wichtigen Angaben, die in der Abrechnung berücksichtigt werden müssen. Zudem werden die abrechnungsfähigen Kostenpunkte übersichtlich aufgelistet. Laden Sie die PDF-Vorlage zur Betriebskostenabrechnung hier kostenlos herunter. Der Verteilerschlüssel: Betriebskosten richtig umlegenWenn Sie im Mietvertrag nichts anderes festgelegt haben, müssen Sie die Betriebskosten so umlegen, wie es im Bürgerlichen Gesetzbuch (§ 556a, Abs. 1 BGB) vorgeschrieben ist. Der Verteilerschlüssel richtet sich nach der Wohnfläche: Vermieten Sie zum Beispiel eine 50 Quadratmeter große Wohnung in einem 500 Quadratmeter großem Haus, so können Sie 10 Prozent der Gesamtkosten auf die Mieter:innen umlegen. Es gibt eine Ausnahme: Heizkosten und Warmwasser müssen Sie laut Gesetz (§ 6 HeizkostenV) nach Verbrauch umlegen. Sie müssen diese sog. warmen Betriebskosten mindestens zu 50 Prozent nach Verbrauch abrechnen. Bei den übrigen Nebenkosten sind folgende Verteilerschlüssel möglich:
AbrechnungszeitraumVermieter:innen sind verpflichtet, die Nebenkosten für einen Abrechnungszeitraum von genau einem Jahr vorzulegen. Meist handelt es sich um das Kalenderjahr. Die Abrechnung des Hausgeldes erfolgt dagegen meist für das Wirtschaftsjahr. Achten Sie darauf, dass beide Zeiträume übereinstimmen, wenn Sie die Nebenkostenabrechnung für Ihre Mieter:innen 1:1 von Ihrer eigenen Hausgeldabrechnung übernehmen wollen. Fristen und VerjährungSie haben 12 Monate Zeit, den entsprechenden Zeitraum abzurechnen. Danach verjähren Ihre Ansprüche und Sie dürfen keine Nachforderungen mehr stellen. Umgekehrt bleibt der Anspruch von Mieter:innen auf zu viel gezahlte Nebenkosten bestehen. Wenn Mieter:innen die Nebenkostenabrechnung prüfen wollen, müssen Sie ihnen die Originalrechnungen bzw. die Hausgeldabrechnung Ihrer Hausverwaltung zeigen können. Mieter.innen haben nach Zustellung der Nebenkostenabrechnung ebenfalls 12 Monate Zeit, um Widerspruch einzulegen. Spätestens nach 3 Jahren verjähren alle Ansprüche – sowohl die der Vermieter:innen als auch die der Mieter:innen. Diese Themen könnten Sie auch interessieren Welche Kosten kann ich dem Mieter in Rechnung stellen?Berechnungs-verordnung) dürfen als Nebenkosten aber nur vereinbart werden:. Grundsteuer: ... . Wasserkosten: ... . Abwasser: ... . Fahrstuhl: ... . Straßenreinigung / Müllabfuhr: ... . Hausreinigung / Ungezieferbekämpfung: ... . Gartenpflege: ... . Beleuchtung:. Was darf der Vermieter nicht abrechnen?Nicht zu den Nebenkosten zählen Verwaltungskosten, beispielsweise Kosten für Hausverwaltung, Bankgebühren, Porto, Zinsen und Telefon. Diese Kosten sind nicht umlagefähig. Auch Reparaturkosten, Instandhaltungskosten oder Rücklagen muss der Mieter nicht zahlen.
Welche Kosten können an den Mieter weitergegeben werden?Folgende Kosten können beispielsweise auf die Mieter umgelegt werden:. Grundsteuer.. Aufzugskosten.. Wasserkosten.. Abwassergebühr für Schmutzwasser und Niederschlagswasser.. Müllabfuhr und Entsorgung von Sperrmüll.. Straßenreinigung inklusive Schneeräumung.. Gebäudereinigung.. Gartenpflege und Pflege von Allgemeinflächen.. Welche Kosten kann der Vermieter umlegen?Betriebsstrom, Wartung, Überwachung, Reinigung und Pflege als umlagefähige Nebenkosten auf die Mieter umlegen. Reparatur- und Instandsetzungskosten sind nicht umlagefähige Kosten.
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