In Deutschland wurden im Jahr 2018 knapp 850 Milliarden E-Mails verschickt (ohne Spam). Das sind durchschnittlich über 2,3 Milliarden E-Mails pro Tag! Tatsächlich ist die „elektronische Post“ aus unserer täglichen Kommunikation nicht mehr wegzudenken – sowohl im Beruf als auch privat.
Wenn du eine E-Mail auf Deutsch schreiben oder beantworten möchtest, gibt es einige Dinge zu beachten: Zum Beispiel die Grußformel („Hallo“, „Sehr geehrte“ oder „Liebe“?) und die richtige Anrede („Sie“ oder „Du“?). Ich habe einige Tipps und Formulierungen zusammengestellt, die dir dabei helfen, eine E-Mail dem Anlass und dem/der EmpfängerIn entsprechend zu verfassen. Vor allem geht es hier um berufliche und geschäftliche E-Mails.
- Generelle Tipps
- Aufbau einer E-Mail
- Der Betreff
- Die Anrede
- Anrede in förmlichen / beruflichen E-Mails auf Deutsch
- Anrede in informellen beruflichen E-Mails auf Deutsch
- Anrede in privaten E-Mails und bei guten KollegInnen
- Der Einleitungssatz
- Einleitungssatz in förmlichen / beruflichen E-Mails
- Einleitungssatz in informellen beruflichen E-Mails
- Der Hauptteil
- Informationen / Details erfragen
- Dokumente verschicken
- Einen Termin vereinbaren
- Einen Termin bestätigen
- Einen Termin verschieben
- Einen Termin absagen
- Der
Schlusssatz
- Schlusssatz in förmlichen / beruflichen E-Mails
- Schlusssatz in informellen beruflichen E-Mails
- Die Grußformel
- Grußformel in förmlichen / beruflichen E-Mails
- Grußformel in informellen beruflichen E-Mails
- Grußformel in privaten E-Mails und bei guten KollegInnen
- Die Abwesenheitsnotiz
Generelle Tipps
- Eine korrekte Rechtschreibung und Grammatik ist in E-Mails sehr wichtig. Nutze am besten ein Rechtschreibprogramm, um deinen Text zu prüfen, bevor du ihn abschickst. Wenn es sich um eine sehr wichtige E-Mail handelt, zum Beispiel um eine Bewerbung, bitte eine/n Muttersprachler/in, sie zu korrigieren.
- In Deutschland kommt man gern schnell auf den Punkt – das gilt auch für E-Mails. Eine geschäftliche E-Mail sollte deshalb so kurz wie möglich sein. Die wichtigsten Informationen sollten direkt am Anfang stehen. Wenn deine E-Mail unnötig lang ist, wird das Ende eventuell nicht mehr genau gelesen.
Aufbau einer E-Mail
Eine E-Mail ist üblicherweise folgendermaßen aufgebaut:
- Betreff
- Anrede
- Einleitungssatz
- Hauptteil
- Schlusssatz
- Grußformel
- Dein Name
Lass uns die einzelnen Bestandteile einer E-Mail genauer anschauen:
Der Betreff
Die Betreffzeile muss dem Empfänger oder der Empfängerin auf einen Blick verraten, um welches Thema es geht. Sie sollte daher kurz, aber eindeutig und aussagekräftig sein.
- Statt „Unser Meeting“ kannst du zum Beispiel schreiben: „Unser kommendes Meeting am 3. Juni“
- Statt „Protokoll“ könntest du schreiben: „Protokoll unseres Meetings am 3. Juni“
Die Anrede
Vorab ein wichtiger Hinweis zur Kommasetzung: Nach der Anrede und dem Namen des/der EmpfängerIn steht im Deutschen immer ein Komma:
- Sehr geehrte Frau Meyer, (…)
- Lieber Michael, (…)
Anrede in förmlichen / beruflichen E-Mails auf Deutsch
- Sehr geehrte Frau Lange, / Sehr geehrter Herr Scholz,
- Sehr geehrter Herr Professor Meyer,
- Sehr geehrte Damen und Herren,
- Guten Tag Frau Lange, / Guten Tag Herr Scholz,
Wenn du dir nicht sicher bist, welche Anrede passt, verwende bei beruflichen E-Mails an Personen, die du siezt, am besten „Sehr geehrte Frau (Nachname)“, „Sehr geehrter Herr (Nachname)“ oder – wenn du den Namen des Empfängers nicht kennst – „Sehr geehrte Damen und Herren“. Achte dann bei der Antwort auf die Anrede, die der oder die EmpfängerIn wählt. In deiner nächsten E-Mail kannst du dann die gleiche Anredeformel verwenden.
Achte darauf, den Titel einer Person (meistens „Dr.“ oder „Prof.“) in einer E-Mail korrekt zu verwenden. Wenn die Person mehrere Titel trägt, nenne nur den höchsten Titel.
Anrede in informellen beruflichen E-Mails auf Deutsch
- Hallo Herr Scholz,
- Liebe Frau Meyer, / Lieber Herr Scholz,
- Liebe Kolleginnen und Kollegen,
Diese Anreden sind nicht so förmlich wie die Beispiele oben. „Hallo“ ist neutral und passt in fast allen Fällen. „Liebe“ solltest du nur verwenden, wenn du mit der/dem EmpfängerIn schon Kontakt hattest und ihr euch etwas besser kennt und sympathisch findet. Für nette Kollegen und Kolleginnen ist „Liebe/r“ ebenfalls eine gute Wahl.
Anrede in privaten E-Mails und bei guten KollegInnen
- Hallo Karin,
- Liebe Laura,
- Hi Michael,
- Hey Charlotte,
- Huhu Marco,
Den Vornamen solltest du nur verwenden, wenn du die angesprochene Person gut kennst und ihr euch duzt. „Hallo“ ist wieder neutral. „Hi“, „Hey“ und „Huhu“ sind sehr informell. Verwende diese Anreden nur, wenn du dir sicher bist, dass sie passen.
Der Einleitungssatz
Nach der Anrede wird im Deutschen klein weitergeschrieben. Ausnahmen sind Wörter, die immer groß geschrieben werden wie zum Beispiel „Sie“ als Anrede oder Substantive.
Der Einleitungssatz sollte kurz deutlich machen, worum es in deiner E-Mail geht. Mögliche Formulierungen sind:
Einleitungssatz in förmlichen / beruflichen E-Mails
- ich wende mich bezüglich Ihrer Anfrage vom 3. Juni an Sie.
- vielen Dank für Ihre E-Mail / Ihre Anfrage.
- ich danke Ihnen sehr für Ihre E-Mail.
- vielen Dank für das freundliche Telefonat gestern / letzte Woche.
- mit großem Interesse habe ich gelesen, dass Sie (…)
Einleitungssatz in informellen beruflichen E-Mails
- vielen Dank für Ihre/deine Anfrage, die ich Ihnen/dir gern beantworte.
- danke für Ihre/deine E-Mail.
- ich schreiben Ihnen/dir, weil (…)
- ich würde gern (einen Termin für unser nächstes Meeting vereinbaren) / ich würde Ihnen/dir gern (einen Vorschlag für unser nächstes Projekt machen)
Der Hauptteil
Im Hauptteil schreibst du, worum es geht. Je nach Thema deiner E-Mail kannst du verschiedene Ausdrücke nutzen.
Informationen / Details erfragen
- Wäre es möglich, weitere Informationen zu Ihrem Angebot zu erhalten? Mich interessiert besonders, ob/wann/wie/wo (…)
- Könnten Sie mir bitte weitere Informationen/Unterlagen zukommen lassen?
- Ich habe zu Ihrem Angebot noch einige Fragen.
- Um Ihre Frage beantworten zu können, benötige ich noch einige weitere Informationen.
Dokumente verschicken
- In der Anlage sende ich Ihnen (die gewünschten Materialien).
- Wie besprochen finden Sie im Anhang (die Grafiken für unser aktuelles Projekt).
Einen Termin vereinbaren
- Ich schlage vor, dass wir dieses Thema am Montag persönlich besprechen.
- Wollen/Sollen wir dieses Thema nächste Woche persönlich besprechen?
- Es wäre schön, wenn wir dieses Thema bald persönlich besprechen könnten.
- Hast du / Haben Sie Zeit, dieses Thema am Montag zu besprechen?
- Wäre es Ihnen möglich, nächsten Montag zu uns ins Büro zu kommen, um das persönlich zu besprechen?
- (informell) Wollen wir uns einfach kurz treffen, um das persönlich zu besprechen? Vielleicht morgen Nachmittag um 15 Uhr?
Einen Termin bestätigen
- Vielen Dank für Ihren/deinen Terminvorschlag. Gerne komme ich am 5. Juni um 12 Uhr zu Ihnen/dir.
- Ihr Terminvorschlag passt mir gut. Wir sehen uns also am 5. Juni um 12 Uhr bei Skype!
- Gern bestätige ich Ihnen den Termin am 5. Juni.
- (informell) Der 5. Juni passt. Ich freue mich auf unser Meeting.
Einen Termin verschieben
- Ich muss unseren Termin am 5. Juni leider verschieben. Ginge es bei Ihnen vielleicht auch eine Woche später um dieselbe Zeit?
- Könnten wir unseren Termin vielleicht auf den 10. Juni verlegen?
- (informell) Am Montag klappt es bei mir leider doch nicht. Kannst du auch am Dienstag?
Einen Termin absagen
- Ich muss unseren Termin am 5. Juni leider absagen. Können wir einen neuen Termin vereinbaren, vielleicht am 18. Juni?
- Bitte entschuldigen Sie, aber ich muss unseren Termin am 5. Juni leider absagen. Mir ist ein wichtiger privater Termin dazwischengekommen.
- Es tut mir sehr leid, aber ich muss unseren Termin am 5. Juni leider absagen.
Der Schlusssatz
Mit dem Schlusssatz beendest du den inhaltlichen Teil deiner E-Mail. Je nach dem Zweck deiner E-Mail stehen dir verschiedene Formulierungen zur Verfügung.
Schlusssatz in förmlichen / beruflichen E-Mails
- Ich freue mich darauf, bald von Ihnen zu hören.
- Über eine Antwort würde ich mich sehr freuen.
- Im Voraus vielen Dank für Ihre Mühe.
- Vielen Dank im Voraus.
- Melden Sie sich gern, wenn Sie weitere Fragen haben.
- Bei weiteren Fragen stehe ich Ihnen gern zur Verfügung.
Schlusssatz in informellen beruflichen E-Mails
- Ich freue mich auf Ihre/deine Antwort.
- Ich würde mich freuen, bald wieder von Ihnen/dir zu hören.
- Bei weiteren Fragen bin ich gern für Sie/dich da.
Die Grußformel
Mit der Grußformel beendest du deine E-Mail. Danach folgt nur noch dein Name.
- Wichtig: Nach der Grußformel steht nie ein Komma.
- Die Grußformel muss zur Förmlichkeit der Anrede passen. Wenn du deine E-Mail mit „Sehr geehrte Frau Meyer“ angefangen hast, passt die Grußformel „Liebe Grüße“ nicht dazu.
- Verwende keine Abkürzungen. Manchmal liest man „LG“ („Liebe Grüße“) oder „MfG“ („Mit freundlichen Grüßen“). Solche Abkürzungen sind aber unprofessionell.
Grußformel in förmlichen / beruflichen E-Mails
- Mit freundlichen Grüßen
- Mit freundlichem Gruß
- Freundliche Grüße
Grußformel in informellen beruflichen E-Mails
- Viele / Herzliche Grüße
- Viele Grüße aus München
- Viele Grüße und ein schönes Wochenende
- Mit besten Grüßen
Grußformel in privaten E-Mails und bei guten KollegInnen
- Viele / Liebe Grüße
- Liebe Grüße aus München und ein tolles Wochenende
- Sonnige Grüße (wenn das Wetter schön ist)
- Alles Liebe
Die Abwesenheitsnotiz
Wenn du in den Urlaub fährst oder aus einem anderen Grund für längere Zeit deine E-Mails nicht beantworten kannst, solltest du eine Abwesenheitsnotiz („out-of-office message“) einrichten. Hier ist ein Beispiel für eine Abwesenheitsnotiz auf Deutsch:
„Sehr geehrte Damen und Herren,
vielen Dank für Ihre Nachricht.
Ich bin bis einschließlich 14. Juni 2030 leider nicht erreichbar. Ihre Nachricht wird nicht weitergeleitet. Bitte wenden Sie sich in dringenden Fällen an meine Kollegin [Vorname] [Nachname] / meinen Kollegen [Vorname] [Nachname] ([E-Mail-Adresse]).
Mit freundlichen Grüßen
(dein Name)“
Foto: Christin Hume, Unsplash