Unterschrift auf Ausgangsrechnungen? Gute Frage – nächste Frage
Wer nicht fragt, bleibt dumm. Unter dem Motto „Gute Frage – nächste Frage!?“ beschäftigen wir uns an dieser Stelle in loser Folge mit oft (oder zu Unrecht selten) gestellten Fragen. Heute: „Müssen Rechnungen eigentlich unterschrieben werden?“
Die gute Nachricht gleich vorweg: Rechnungen sind in aller Regel auch ohne Unterschrift gültig. In der langen Liste des § 14 Abs. 4 UStG finden sich alle möglichen Rechnungspflichtbestandteile – die Unterschrift des Ausstellers gehört nicht dazu. Auf orgaMAX Rechnungen ist daher standardmäßig keine Unterschrift vorgesehen.
Ausnahmen gelten allerdings in einigen freien Berufen: So sieht zum Beispiel § 9 Abs. 1 der Vergütungsverordnung für Steuerberater vor, dass ein Steuerberater seine Vergütung „nur auf Grund einer von ihm unterzeichneten und dem Auftraggeber mitgeteilten Berechnung einfordern“ kann. Ob Sie zu den Freiberuflern gehören, die ihre Rechnungen unterschreiben müssen, erfahren Sie bei Ihrem Berufs- oder Branchenverband.
Manche Selbstständige möchten ihre Rechnungen aus Gründen der Höflichkeit freiwillig unterschreiben. Rechtlich ist das kein Problem: Im Gesetz finden sich keine Vorschriften über die Form einer Rechnung: „Rechnung ist jedes Dokument, mit dem über eine Lieferung oder sonstige Leistung abgerechnet wird […]“ Deshalb spricht überhaupt nichts dagegen, wenn ein kundenorientierter Dienstleister seine Rechnungen in Form eines Geschäftsbriefs verschickt.
Anders als mancherorts behauptet, ist Ihre Bezahlung dadurch nicht gefährdet: Dass betrügerische Rechnungsempfänger auf die Idee kommen, einfach einen „Betrag dankend erhalten“-Stempel über Ihre Unterschrift zu setzen, ist im Fall eines Geschäftsbriefs mit Anrede und abschließender Grußformel ausgesprochen unwahrscheinlich. Und wenn doch, dürfte der Versuch vor Gericht kaum Bestand haben.
Praxistipps:
- Unterschrifts-Grafiken für Ihre Korrespondenz können Sie im Bereich „Stammdaten > Mitarbeiter“ hinterlegen.
- In manchen Standardvorlagen (z. B. bei Briefen und Angeboten) sind Unterschriftsfelder vorgesehen. In die Rechnungsvorlage lässt sich die digitalisierte Unterschrift mit dem Vorlagen-Designer einbinden.
- Bei Bedarf können Sie die „Vorlagenanpassung“ aber auch von unserem Serviceteam erledigen lassen.
Rechnungenrichtig schreiben
Rechnungenrichtig schreiben
Sie möchten eine Rechnung erstellen, sind sich aber nicht sicher, welche Vorgaben und Regeln Sie dafür beachten müssen? Wie Sie eine Rechnung schreiben, erfahren Sie hier.
Eine korrekte Rechnung spart Zeit und Nerven
Ein Auftrag ist erfolgreich abgewickelt, jetzt folgt die Rechnungsstellung. Einige Unternehmer nehmen diesen Teil allerdings auf die leichte Schulter: Sie laden sich eine Vorlage oder Musterrechnung aus dem Internet herunter, ohne zu überprüfen, ob alle notwendigen Angaben darin vorhanden sind.
Das kann unangenehme Folgen mit sich bringen und einen größeren Aufwand bedeuten. Schließlich kann der Rechnungsempfänger die Zahlung verweigern, wenn die Rechnung nicht korrekt gestellt wurde. Ein Umstand, der Zeit kostet und zu einem späteren Geldeingang führen kann.
Außerdem ist es möglich, dass das Finanzamt die Form der Rechnung nicht anerkennt und ebenfalls Nachbesserungen am Dokument vorzunehmen sind. Um solche Probleme zu vermeiden, haben wir Ihnen alles Wissenswertes zum Thema Rechnungsstellung zuammengefasst.
Artikelinhalt
Gratis-Rechnungvorlage zum Download:
Praktisch, schnell, kostenlos: Sie brauchen Unterstützung bei der Rechnungserstellung? Unsere kostenfreie Mustervorlage zeigt Ihnen, wie eine Rechnung aussehen sollte.
Rechnung schreiben: Welche Pflichtbestandteile gibt es?
Die folgenden Angaben sind gesetzlich vorgeschrieben und dürfen auf keiner Rechnung fehlen:
- der Name und die vollständige Anschrift Ihres Unternehmens
- der Name und die vollständige Anschrift des Rechnungsempfängers
- Ihre Umsatzsteuer-Identifikationsnummer oder, falls nicht vorhanden, Ihre Steuernummer (die Nummern dienen den Finanzbehörden zur Zuordnung)
- das Rechnungsdatum
- eine fortlaufende Rechnungsnummer
- Name und Menge der bereitgestellten Ware oder Dienstleistung
- der Zeitpunkt der Lieferung bzw. der Leistungserbringung
- das veranschlagte Entgelt (Nettobetrag)
- die anfallende Umsatzsteuer
- der anzuwendende Umsatzsteuersatz (aktuell 7 % oder 19 %) bzw. falls keine Umsatzsteuer anfällt, der Grund dafür (z. B. eine Kleinunternehmerregelung)
- eventuell gewährte Rabatte, Skonti oder Boni
Für Kleinbetragsrechnungen, die eine Höhe von 250 Euro nicht übersteigen, gelten erleichterte Vorschriften:
- der vollständige Name und die Anschrift Ihres Unternehmens
- der Name und die vollständige Anschrift des Rechnungsempfängers
- das Rechnungsdatum
- Name und Menge der bereitgestellten Ware oder Dienstleistung
- das Entgelt und der darauf entfallende Steuerbetrag in einer Summe (= Gesamtbetrag)
- der anzuwendende Umsatzsteuersatz (7 oder 19 %) bzw. falls keine Umsatzsteuer anfällt, der Grund dafür (z. B. Kleinunternehmerregelung: ein Unternehmer gilt als Kleinunternehmer, wenn er jährlich eine Umsatzgrenze von 17.500 Euro nicht überschreitet.)
Gibt es Vorgaben für das Layout einer Rechnung?
Der Gesetzgeber schreibt Ihnen nicht vor, wie das Layout oder Design Ihrer Rechnung aussehen muss. Es steht Ihnen frei, Ihr Firmenlogo oder andere grafische Elemente einzufügen oder auch verschiedene Farben einzusetzen. Solange die oben genannten Pflichtangaben gemacht werden, sind Sie auf der sicheren Seite.
Lesetipp:
Sie möchten wissen, wie Sie sich vor Rechnungsbetrug schützen können?
Mehr erfahren
Was ist eine Rechnungsnummer?
Die Rechnungsnummer dient der Zuordnung von Buchungen. Wenn beispielsweise auf Ihrem Geschäftskonto eine Zahlung eingeht, können Sie anhand der angegebenen Rechnungsnummer leicht nachvollziehen, um welchen Vorgang es sich handelt. Dem Finanzamt wird so die Überprüfung Ihrer Einkommenssteuererklärung erleichtert.
Wichtig: Jede Rechnungsnummer darf nur einmal vergeben werden. Außerdem müssen die Nummern fortlaufend sein, damit die Reihenfolge der Vorgänge für die Finanzbehörden offensichtlich ist. Welches Rechnungsnummer-System Sie aber konkret verwenden, bleibt Ihnen überlassen. Die Rechnungsnummer darf sowohl Buchstaben als auch Ziffern enthalten.
Nicht vergessen:
- Sie müssen Rechnungen an Unternehmen innerhalb von sechs Monaten nach der Leistungserbringung stellen.
- Ihre Geldansprüche sind an Verjährungsfristen gebunden. In der Regel verjähren Forderungen nach drei Jahren.
Wie verhält es sich mit der Umsatzsteuer auf Rechnungen?
Grundsätzlich müssen Sie auf Ihrer Rechnung den anzuwendenden Steuersatz ausweisen (aktuell 7 oder 19 %). Unterliegt Ihre Rechnung einer Steuerbefreiung, muss der entsprechende Grund angegeben werden. Dabei reicht eine umgangssprachliche Formulierung wie „Kein Ausweis von Umsatzsteuer, da Kleinunternehmer“, „innergemeinschaftliche Lieferung“ oder „steuerfreie Vermietung“ aus. Die entsprechende gesetzliche Vorschrift muss nicht zitiert werden.
Sollte ein Zahlungsziel genannt werden?
Ein Zahlungsziel ist keine Pflichtangabe beim Erstellen einer Rechnung. Für Sie als Unternehmer ist ein entsprechender Zusatz aber von Vorteil, um einen zügigen Ausgleich der Rechnung sicherzustellen. Dabei dürfen Sie die Frist frei wählen. Üblich sind in Deutschland 14 bzw. 30 Tage Zahlungsziel. Am besten rechnen Sie das Zahlungsziel selber aus und nennen das konkrete Datum auf der Rechnung, damit ist der Zahlungstermin für Ihren Kunden konkreter. Hält der Leistungsempfänger sich trotzdem nicht daran, können Sie ihm eine Mahnung zu senden und ggf. auch Verzugszinsen berechnen.
Im 2. Halbjahr 2021 verzeichneten Lieferanten und Kreditgeber im B2B-Geschäft laut Creditreform Zahlungsindikator Deutschland - Winter 2021/2022 einen durchschnittlichen Zahlungsverzug von 9,97 Tagen (1. Halbjahr 2021: 10,23 Tage). Angesichts der erheblichen Unsicherheit über den weiteren Verlauf der Pandemie und neuer Corona-Varianten hatten viele Gläubiger das Forderungsmanagement zuletzt gestrafft und Zahlungsziele gekürzt. Der Trend kürzerer Zahlungsziele hielt in den zurückliegenden Monaten an. Den Kunden wurden durchschnittlich 30,71 Tage als Zahlungsziel eingeräumt.
Muss eine Rechnung unterschrieben werden?
In aller Regel ist eine Rechnung auch ohne Unterschrift gültig. Spezielle Ausnahmen existieren zwar für Rechtsanwälte und Steuerberater, reguläre Unternehmer sind davon aber nicht betroffen. Das heißt, Sie können Ihre Rechnung unbesorgt digital erstellen und ohne eine (echte) Unterschrift versenden.
Wie lange müssen Sie eine Rechnung aufbewahren?
Als Unternehmer sind Sie gesetzlich verpflichtet alle Rechnungen für zehn Jahre aufzubewahren. Das gilt sowohl für von Ihnen gestellte Rechnungen als auch für Rechnungen, die Sie erhalten haben. Die entsprechenden Dokumente können auch in digitaler Form aufbewahrt werden, allerdings müssen sie dann den „Grundsätzen ordnungsgemäßer DV-gestützter Buchführungssysteme” genügen. Ganz auf Nummer sicher gehen Sie, wenn Sie sowohl die digitalen als auch die analogen Rechnungen aufheben.
Unsere Texte dienen dem unverbindlichen Informationszweck und ersetzen keine spezifische Rechts- oder Fachberatung. Für die angebotenen Informationen geben wir keine Gewähr auf Richtigkeit und Vollständigkeit.
Das könnte Sie auch interessieren
Vom Kunden zum Fan: Wie Kundenbindung funktioniert
Sie möchten Kunden zu treuen Fans Ihres Unternehmens machen? Wie Kundenbindung funktioniert und wie Sie loyale Stammkunden langfristig halten, lesen Sie hier.
Zum Artikel
Inkasso: Alles was Sie wissen müssen
Sie haben eine Zahlungsaufforderung erhalten oder Ihr Kunde zahlt eine Rechnung nicht? Wie Inkasso funktioniert und welche Kosten mit einem Inkassoauftrag verbunden sind, erfahren Sie hier.
Zum Artikel
Einen Businessplan schreiben
Sie haben eine Geschäftsidee, die Sie gerne in die Tat umsetzen möchten? Doch mit einer Idee alleine kommen Sie nicht weit – für einen erfolgreichen Start benötigen Sie eine fundierte Planung.
Zum Artikel
Ihr persönlicher Draht zur Creditreform Herford