Die Vorschriften der DSGVO sehen für Unternehmer verschärfte Informationspflichten vor. Diese erstrecken sich auch auf die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen. Näheres erfahren Sie in diesem Ratgeber.
Ab dem 25.05.2018 müssen Unternehmen die Regelungen in der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) umgesetzt haben. Hierzu gehören auch die Angaben, die Sie in Ihrer Datenschutzerklärung machen müssen, die sich auf Ihrer Homepage befindet. In dieser Erklärung müssen auch die vom Gesetzgeber vorgeschriebenen Aufbewahrungspflichten über die jeweils erhobenen sowie verarbeiteten Daten der Nutzer nebst Rechtsgrundlage angegeben werden. Dies ergibt sich aus Art. 13 DSVGO, § 14 DSGVO.
Unternehmen, die dieser Verpflichtung nicht hinreichend nachkommen, müssen gem. Art. 83 Abs. 5 DSGVO mit der Verhängung eines Bußgeldes bis zu 20.000.000 Euro, bzw. bis maximal 4 % des gesamten weltweit erzielten Jahresumsatzes des vorangegangenen Geschäftsjahrs betragen rechnen, je nachdem, welcher der Beträge höher ist. Darüber hinaus besteht die Gefahr, dass Sie eine kostspielige Abmahnung erhalten.
Steuerliche Aufbewahrungsfristen
Diese Aufbewahrungspflichten ergeben sich insbesondere aus dem Steuerrecht. Sie erstreckt sich gem. § 147 AO auf die folgenden Unterlagen:
- Bücher und Aufzeichnungen
- Inventare
- Jahresabschlüsse
- Lageberichte
- Eröffnungsbilanz
- die zu Ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen,
- Empfangene Handels- oder Geschäftsbriefe
- Wiedergaben der abgesandten Handels- oder Geschäftsbriefe
- Buchungsbelege
- Unterlagen nach Artikel 15 Absatz 1 und Artikel 163 des Zollkodex der Union
- sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind.
Zu den Büchern und Aufzeichnungen gehören vor allem das Grundbuch sowie Haupt- und Nebenbücher.
Unter Inventaren muss man sich Aufzeichnungen über die körperliche und wertmäßige Bestandsaufnahme aller Vermögensgegenstände und Schulden vorstellen.
Zu den Geschäftsbriefen gehören ebenfalls Unterlagen wie Lieferscheine, Quittungen, Rechnungen, Auftragsbestätigungen sowie Empfangsbestätigungen.
Normalerweise gilt bei diesen Unterlagen eine Aufbewahrungsfrist von sechs Jahren. Anders sieht es in den folgenden Fällen aus. Hier besteht eine Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren:
- Bücher und Aufzeichnungen,
- Jahresabschlüsse,
- Inventare,
- Lageberichte,
- Eröffnungsbilanz
- die zu Ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen,
- Buchungsbelege,
- Rechnungen,
- Unterlagen nach Artikel 15 Absatz 1 und Artikel 163 des Zollkodex der Union.
Handelsrechtliche Aufbewahrungspflichten
Darüber hinaus gibt es Aufbewahrungsfristen für Kaufleute, die sich nach § 257 HGB richten.
Diese beziehen sich auf die folgenden Unterlagen:
- Handelsbücher,
- Inventare,
- Eröffnungsbilanzen,
- Jahresabschlüsse,
- Einzelabschlüsse nach § 325 Abs. 2a HGB
- Lageberichte,
- Konzernabschlüsse,
- die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen,
- die empfangenen Handelsbriefe,
- Wiedergaben der abgesandten Handelsbriefe,
- Belege für Buchungen in den von ihm nach § 238 Abs. 1 HGB zu führenden Büchern (Buchungsbelege).
Für die folgenden Unterlagen gilt eine Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren:
- Handelsbücher
- Inventare
- Eröffnungsbilanzen
- Jahresabschlüsse
- Einzelabschlüsse nach § 325 Abs. 2a HGB
- Lageberichte
- Konzernabschlüsse
- Konzernlageberichte
- die zu Ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen
Für die übrigen Unterlagen gilt hingegen eine Aufbewahrungsfrist von sechs Jahren.
Weitere Aufbewahrungsfristen
Darüber hinaus ergeben sich auch aus einigen weiteren Gesetzen Aufbewahrungsfristen, über die in der folgenden Tabelle informiert wird.
Auflistung der wichtigsten gesetzlichen Aufbewahrungsfristen von A bis Z
Unterlagen | Aufbewahrungsfrist | Rechtsgrundlage |
Abrechnungsunterlagen | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
Abtretungserklärungen, soweit erledigt | 6 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
Änderungsnachweise der EDV-Buchführung | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
Akkreditive | 6 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
Aktenvermerke | 6 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
Angebote mit Auftragsfolge | 6 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
Angestelltenversicherung (wenn Buchungsbelege) | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
Anhang zum Jahresabschluss (§ 264 HGB) | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
Anlagenvermögensbücher- und Karteien | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
Anträge auf Arbeitnehmersparzulage | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
Aufzeichnungspflicht Arbeitgeber bezüglich der Arbeitszeit von mehr als 8 Stunden werktägig | 2 Jahre | § 16 Abs. 2 ArbZG |
Arbeitsanweisungen (auch für EDV-Buchführung) | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
Aufbewahrungsvorschriften für betriebliche EDV-Dokumentation | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
Aufzeichnungen über ärztliche Behandlungen (Z.B. Patientendaten, Anamnese, Befund, Diagnose) | 10 Jahre | § 630f Abs. 3 BGB |
Ausgangsrechnungen | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
Außendienstabrechnungen (wenn Buchungsbeleg) | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
Außendienstabrechnungen (wenn sonstiger Beleg) | 6 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
Bankbelege | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
Bankbürgschaften nach Vertragsende | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
Bedienerhandbücher Rechnerbetrieb | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
Belegformate | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
Beitragsabrechnungen zu Sozialversicherungsträgen, wenn Buchungsbelege | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
Belege, soweit Buchungsfunktion (Offene-Posten-Buchhaltung) | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
Sonstige Beitragsabrechnungen des Arbeitgebers mit Sozialversicherungsträgern | Ablauf des auf die letzte Prüfung folgenden Kalenderjahres | § 28f Abs. 1 SGB IV |
Benutzerhandbücher bei EDV-Buchführung | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
Betriebsabrechnungsbögen mit Belegen als Bewertungsgrundlagen | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
Betriebsabrechnungsbögen mit Belegen als Bewertungsgrundlagen | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
Betriebskostenrechnungen | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
Betriebsprüfungsberichte (steuerliche Außenprüfung) | 6 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
Online-Bewerbungen auf Anzeige | Normalerweise 2 Monate nach Absage zulässig ohne Einwilligung (Bewerber müssen gem. Art 13 DSGVO bei Eingang über Dauer informiert werden) | § 26 BDSG, § 15 Abs. 4 AGG, Art. 13 DSGVO |
Bewertungsunterlagen | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
Bewirtungsunterlagen (Formblatt, wenn Buchungsbelege oder steuerlich erforderlich) | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
Bilanzen (auch Eröffnungsbilanz) | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
Blockdiagramme, soweit Verfahrensdokumentation | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
Buchungsbelege | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
Darlehensunterlagen (nach Vertragsende) | 6 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
Darlehensunterlagen als Buchungsbeleg | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
Dauerauftragsunterlagen (nach Ablauf des Auftrags) | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
Dateien, Beschreibungen der | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
Dateiverzeichnisse | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
Datensätze, Beschreibung und Aufbau der | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
Datensicherungsregeln | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
Debitorenliste (soweit Bilanzunterlage) | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
Depotauszüge (soweit nicht Inventare) | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
Einfuhrunterlagen (Anträge, Genehmigungen, Erklärungen, Lizenzen, Zollunterlagen etc.) | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
Eingabebeschreibungen bei EDV-Buchführung | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
Eingabedatenformate | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
Eingangsrechnungen einschließlich Berichtigungsbelege dazu | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
Einheitswertunterlagen | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
E-Mails (Geschäftsbriefe) | 6 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
E-Mails (Buchungsbelege wie Rechnungen) | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
E-Mails (Mahnungen) | 6 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
Essensmarkenabrechnungen | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
Exportunterlagen | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
Fahrtkostenerstattungsunterlagen | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
Faxe (Geschäftsbriefe) | 6 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
Faxe (Buchungsbelege) | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
Fehlermeldungen, Fehlerkorrekturanweisung bei EDV-Buchführung, wenn Buchungsbelege | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
Frachtbriefe | 6 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
Gehaltslisten einschließlich Listen für Sonderzahlungen soweit Buchungsbeleg | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
Geschäftsberichte | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
Geschäftsbriefe (zugegangene und Wiedergabe versandter), | 6 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
Geschäftsbriefe als Buchungsbeleg wie z.B. Rechnungen und Gutschriften | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
Geschenknachweise | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
Gewinn- und Verlustrechnung (nur Jahreserfolgsrechnungen) | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
Grundbuchauszüge, wenn Inventurunterlagen | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
Grundstücksverzeichnis (soweit Inventar) | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
Gutschriften im Sinne von "umgekehrten Rechnungen" | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
Handelsbriefe (außer Rechnungen oder Gutschriften) | 6 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
Handelsbücher | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
Handelsregisterauszüge, beglaubigte oder soweit im eigenen Interesse erforderlich | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
Hauptabschlussübersicht | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
Initiativbewerbungen per Post | 2 Monate nach Absage zulässig ohne Einwilligung (Bewerber müssen gem. Art 13 DSGVO bei Eingang über Dauer informiert werden), ab Eingang etwa maximal drei Monate ohne Einwilligung | § 26 BDSG, § 15 Abs. 4 AGG, Art. 13 DSGVO |
Initiative Online-Bewerbungen | Normalerweise 2 Monate nach Absage ohne Einwilligung (Bewerber müssen gem. Art 13 DSGVO bei Eingang über Dauer informiert werden), ab Eingang etwa maximal drei Monate ohne Einwilligung | § 26 BDSG, § 15 Abs. 4 AGG, Art. 13 DSGVO |
Inventare (§ 240 HGB) | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
Investitionszulage (Unterlagen) | 6 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
Jahresabschluss mit Erläuterungen | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
Journale für Hauptbuch oder Kontokorrent | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
Kalkulation und Kalkulationsunterlagen, wenn handels- oder steuerrechtlich relevant z.B. für Vorratsbewertung | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
Kassenberichte | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
Kassenbücher/-blätter | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
Kassenzettel, (nicht erforderlich, wenn Tagessummenbons aufbewahrt werden) | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
Kontenpläne und Kontenplanänderungen | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
Kontenregister | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
Kontoauszüge | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
Konzernabschluss (§ 290 HGB) | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
Konzernlagebericht (§§ 290, 350 HGB) | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
Kreditunterlagen, wenn Korrespondenz, | 6 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
Kreditunterlagen, wenn Buchungsbeleg | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
Lageberichte, wenn Bilanzunterlagen | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
Lagerbuchführungen | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
Lieferscheine | 6 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
Lieferscheine, sofern als Belegnachweis vor allem im Zusammenhang mit einer Rechnung | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
Lohnbelege als Buchungsbelege | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
Lohnlisten für Zwischen-, End- und Sonderzahlungen | 6 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
Magnetbänder, wenn Grundbuch oder Konten- oder Belegfunktion | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
Mahnbescheide und Mahnungen | 6 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
Mietunterlagen (nach Vertragsende), soweit Buchungsbelege | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
Nachnahmebelege | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
Nebenbücher | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
Online-Rechnungen | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
Organisationsunterlagen der EDV-Buchführung | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
Pachtunterlagen (nach Vertragsende), soweit Buchungsbelege | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
Postgiroauszüge und Belege, wenn Buchungsbelege | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
Preislisten | 6 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
Preislisten, wenn Bewertungs- oder Buchungsunterlagen | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
Programmablaufbeschreibungen | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
Programmverzeichnisse | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
Protokolle, als Handelsbrief | 6 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
Prozessakten | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
Prüfungsberichte des Abschlussprüfers | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
Quittungen | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
Rechnungen an Unternehmer | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
Reisekostenabrechnung | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
Repräsentationsaufwendungen (Unterlagen) | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
Aufzeichnungen über Röntgenbehandlungen | 30 Jahre nach der letzten Behandlung | § 28 Abs. 3 RöV |
Aufzeichnungen über Röntgenuntersuchungen und Röntgenbilder | 10 Jahre | § 28 Abs. 3 RöV |
Sachkonten | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
Saldenbilanzen | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
Schadensunterlagen, wenn Bilanzunterlagen | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
Scheck- und Wechselunterlagen, | 6 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
als Buchungsbeleg | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
Schriftwechsel | 6 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
Speicherbelegungsplan der EDV-Buchführung | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
Spendenbescheinigungen | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
Steuererklärungen | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
Steuerbescheide | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
Telefonkostennachweise, wenn Buchungsbelege | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
Überstundenlisten, wenn Lohnbelege | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
Verbindlichkeiten (Zusammenstellungen) | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
Verkaufsbücher | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
Vermögensverzeichnis | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
Versand- und Frachtunterlagen, wenn Buchungsbelege | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
Versicherungspolicen, | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
nach Ablauf der Versicherung | 6 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
Verträge, sonstige, soweit handels- und steuerrechtlich von Bedeutung und wenn Buchungsbelege | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
Visitenkarten (z.B. auf Messen bekommen) | Keine | |
Wareneingangs- und Warenausgangsbücher | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
Wechsel | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
Zahlungsanweisungen | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
Zollbelege | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
Zugriffsregelungen bei EDV-Buchführung | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
Zwischenbilanz (bei Gesellschafterwechsel oder Umstellung des Wirtschaftsjahres) | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
Download-Link: Auflistung der wichtigsten gesetzlichen Aufbewahrungsfristen von A bis Z
Fazit:
In diesem Ratgeber kann nur ein Überblick über die Informationspflichten aus der DSVGO sowie die wichtigsten gesetzlichen Aufbewahrungsfristen gegeben werden. Unternehmer sollten sich am
besten an die zuständige IHK sowie den Datenschutzaufsichtsbehörden Ihres Bundeslandes wenden und dort umfassend auf ihre Situation bezogen informieren. Arbeitgeber, die etwa Initiativbewerbungen länger als drei Monate an Eingang der Bewerbung aufbewahren möchten, sollten hierzu die ausdrückliche Einwilligung des Bewerbers z. B. per E-Mail einholen.
Autor: Harald Büring, Ass. jur. (Juraforum-Redaktion)